Fonctionnalités

Serveur

• Java 1.6 ou supérieur
• Apache Tomcat
• GNU / Linux, Unix, MacOS, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista
• Référentiel stocké dans : système de fichiers, MySQL, PostgreSQL, Oracle, MS SQL Server, etc
• Intégration avec d'autres logiciels utilisant les services Web

Client

• Web Client: Vous pouvez accéder à vos documents depuis n'importe quel endroit
• Interface utilisateur rapide et conviviale utilisant la technologie AJAX
• Fonctionne avec la plupart des navigateurs les plus populaires: Firefox, Internet Explorer, Opera, Safari, Chrome.
• Traduit en allemand, allemand (Autriche variante), l'arabe, le catalan, le bulgare, le bosniaque, chinois simplifié, chinois traditionnel, tchèque, danois, l'euskera, néerlandais, anglais, persan, français, galicien, grec, hongrois, indonésien, italien, japonais, letton , lituanien, macédonien, polonais, portugais, portugais brésilien, roumain, russe, serbe, espagnol, suédois, Thailandes, turc et vietnamien.
• Prise en charge des langues internationales: russe, japonais, chinois.
• Pas besoin d'installer de logiciel client.
• Aperçu des fichiers multimédias.
• Réglage de la langue par défaut.
• Client Web d’administration
• Support de WebDAV
• Numériseur de document intégré en option (nécessite un scanneur compatible TWAIN connecté à l'ordinateur)
• Glisser / déposer de fichiers ou de dossiers à partir du bureau
• Prise en charge de l'iPhone et d’Android (seulement certaines fonctionnalités)

Complément Microsoft Office

• Les compléments MS Office sont compatibles de la version 2000 à la version 2007
• Complément MS Outlook
• Complément MS Word
• Complément MS Excel
• Complément MS PowerPoint

Complément OpenOffice

• Le complément OpenOffice est compatible à partir de la version 3.2

Gestion de documents

• Chargement de documents en lot en utilisant des fichiers ZIP
• Téléchargement de dossier sous forme de fichiers ZIP
• Verrouiller / Déverrouiller les documents
• Gestion des favoris
• Sélection du dossier de démarrage par défaut
• Prise en charge de modèles de documents
• Gestion de documents personnels pour chaque utilisateur
• Corbeille pour chaque utilisateur
• Notification des événements par courriel (lorsque des changements sont opérés)
• Envoi par courriel d’un lien vers le document
• Joindre le document par courriel (en tant que pièce jointe)
• Annotations sur les documents et sur les dossiers
• Extraction des métadonnées des documents
• Identifiant unique pour chaque document
• Mots clés utilisateur
• Mots clés du thésaurus
• Nuage de balises (tag)
• Classification par catégorie
• Agrafage (documents, dossiers ou courriels)

Prévisualisation de documents

• Autocad
• Famille MS OfficeFamille Open Office
• Les fichiers PDF
• Vidéos et fichier audio
• Images
• DICOM

Reconnaissance optique de caractères (OCR)

• Reconnaissance illimitée de documents sur le mois
• Lecture de fichiers binaires, niveaux de gris ou des images en couleur.
• Extraction du texte avec des dictionnaires prenant en charge : anglais, français, italien, allemand, espagnol et néerlandais.
• Numérise et assure le stockage sécurisé de tous les documents papier.
• Recherche des données TIFF dans les numériseurs et caméras digitales.
• Pages numérisées à l'envers.
• Abby FlexiCapture intégrée
• FLEXIBAR intégrée
• 2D/3D OCR texte code à barres extracteur

Antivirus intégré

• Analyse tous les documents chargés contre les virus (prévient de l’ajout de documents vérolés dans le référentiel)

Contrôle de version

• Basé sur le modèle du check-in / check-out
• Ajout de commentaires aux différentes versions
• Accès aux versions précédentes du document
• Possibilité de restaurer les versions précédentes du document
• Permet le compactage de l’historique pour libérer de l'espace de stockage

Propriétés de groupe (métadonnées)

• Vous pouvez ajouter vos propres groupes au système pour améliorer les métadonnées du document.
• Prise en charge de formats divers : entrées, listes simples, listes à choix multiples, zones de texte
• Support de l'internationalisation des propriétés et de leurs valeurs
• Classement visuel des métadonnées dans l'interface utilisateur.

Sécurité

• Authentification des plug-ins basée sur JAAS
• Support de : LDAP, Active Directory, SGBD, etc ... (avec un fichier de configuration). Par défaut OpenKM est livré avec une base de données intégrée.
• Liste de contrôle d'accès granulaire
• Souplesse dans le choix de l'héritage des contrôles d'accès.
• Sécurité par rôle ou au niveau de l'utilisateur
• Autorisations d’accès sur les dossiers et les documents
• Enregistrement détaillé des opérations de l'utilisateur
• Support des communications SSL.

Tableau de bord

• Vue utilisateur (document modifié, verrouillé, téléchargé, abonné, dernier modifié, dernier téléchargé).
• Vue d'ensemble (documents les plus consultés / modifiés, la semaine dernière / le mois dernier, dernier chargé, dernier modifié
• Nouveautés utilisateurs (agent de recherche)
• Vue des tâches à réaliser
• Vue des courriels (nouveaux courriers et pièces jointes)
• Recherche et navigation dans le nuage de document.

Moteur de recherche puissant

• Recherche de documents par : contenu, mots clés, date de modification, auteur et type de document.
• Formats des documents chargés indexés automatiquement: Texte, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, EXIF JPEG, MP3 ID3
• Recherches pour des synonymes.
• Recherches triés par pertinence
• Recherches en utilisant les propriétés du groupe (les métadonnées)
• Enregistrement des requêtes
• Recherche avancée en utilisant XPath et SQL
• Nouvelles des utilisateurs (requêtes push)
• Recherches basées sur la hiérarchie des dossiers
• Sélection des objets à rechercher : dossiers, courriels ou documents
• Permet à l'utilisateur d'utiliser les balises pour trouver les documents
• Permet l'utilisation des métadonnées pour trouver les documents
• Options de recherche en mode simple ou avancé
• Tri des résultats selon divers critères
• Télécharger ou aller à l'emplacement d'un document depuis la liste de résultat
• Support des mots approchants, vides et des synonymes
• Service de notification des dernières nouvelles (basé sur les requêtes des utilisateurs).

Administration

• Montre les utilisateurs connectés
• Déverrouiller et retirer les documents publiés
• Vue directe à partir du référentiel
• Recherche avancée en utilisant XPath et SQL
• Journal détaillé de l'activité
• Import de documents et de dossiers depuis le système de fichiers
• Exporter le référentiel vers le système de fichiers
• Gestion des flux d’activité
• Rapports (Jasper)
• Importation du thésaurus (formats OWL ou RDF) (*)
• Vue des paramètres de configuration
• Coût d'utilisation
• Profils utilisateurs (fonctionnalités auxquelles un utilisateur peut accéder ou non)
• Planificateur de tâches

Fonctions de messagerie

• Récupération de courriels à partir d'un serveur IMAP ou POP3
• Configuration du compte utilisateur
• Importation de texte, HTML et des pièces jointes
• Capture des métadonnées
• Importation automatique et tri pour les filtres.

Fonctions du thésaurus

• Afficher les documents dans la structure du thésaurus
• Extraction automatique des mots-clés
• Module basé sur l’apprentissage et des documents de formation skos

Gestion des flux d’activité

• Création de flux d’activité complexes
• Flux de travail pour examen, approbation et validation
• Prise en charge de flux de travail en mode parallèle, en série et à large diffusion.
• Assigner les tâches à des groupes ou des utilisateurs
• Option tableau de bord pour surveiller les flux d’activité, le statut et le processus.
• Notification par courriel avec des messages personnalisables.
• Permet de déclencher automatiquement un flux d’activité à partir d'un type de document ou de dossier spécifique.

Généralités

• Génération de rapports (rapports Jasper)
• Flux d’activité (JBPM)
• L'utilisateur peut modifier ses paramètres (mot de passe, adresse de courriel et compte de messagerie).
• Message de notification par courriel paramétrable.
• Journalisation complète des activités de l'utilisateur. Toutes les opérations de l'utilisateur sont enregistrées et stockées dans une base de données.
• Restauration de documents et de dossiers depuis la corbeille.
• Permet un nombre illimité de documents, de dossiers, de flux d’activité, de métadonnées, de types de documents, de rôles et d’utilisateurs fournissant suffisamment d'espace pour la collaboration.
• Il convertit les formats de documents les plus courants au format pdf.
• URL unique pour chaque document.
• Intégration avec Microsoft Windows par WebDAV
• Intégration avec les périphériques TWAIN
• Webservices API (SOAP)
• Service de messagerie instantanée
• Flux RSS
• Quota utilisateur
• Tatouage numérique (filigrane) sur les documents (texte ou image)
• Signature électronique
• Messagerie (requête de partage / abonnements / Envoi de messages aux utilisateurs)
• Génération de documents par un assistant (formulaires avec des combinaisons de documents pour permettre la génération de nouveaux documents)
• Cryptographie (chiffrer et déchiffrer des documents)
• Synchronisation avec Google Contacts
• Onglet de journal de l'activité
• Forums
• Wiki
• Intégration avec Zoho
• Intégration avec l’OCR Abby
• Intégration avec Google Docs
• Macros (*)
• Tâches intelligentes (*)
• Fusionner des fichiers (*)
• Live edit (*)
• OpenMeetings (*)
• Éditeur HTML (*)

Fonctionnalités avancées

• Configuration d'un serveur miroir OpenKM

Fonctionnalités planifiées

• Capture d'une page web
• Intégration avec d’autres  navigateurs
• Alias de document
• Onglet de discussion sur les documents
• Synchronisation avec Google Calendar
• Synchronisation avec les dossiers du PC.

présents dans la version 6 (*)