Crittografia

La crittografia permette di aumentare la protezione dei documenti gestiti con OpenKM. con l'estensione crittografia è possibile è possibile caricare nuovi documenti criptati, criptare e decriptare documenti esistenti, modificare fare il checkin di documenti criptati, scaricare e decriptare documenti criptati. Per rendere il processo di criptazione più sicuro, i file sono criptati e decriptati in locale sul computer dell'utente da un'applet firmata. Ciò implica che sulla rete viaggiano solo file criptati.

Tutte le opzioni di crittografia sono disponibili nel menù strumenti.

Restrizioni

• La crittografia è disponibile solo nella vista tassonomica.
• E' necessario avere privilegi di scrittura su documento e cartella per effettuare l'operazione di criptazione.
• Per apportare modifiche, il documento non deve essere bloccato o in check-out da altro utente.

Descrizione delle varie icone

• → Aggiungi un nuovo documento criptato
• → cripta documento
• → Modifica documento criptato
• → Checkin di un documento criptato
• → Scaricare documento criptato
• → Decripta documento

Aggiungere nuovo documento criptato

Per prima cosa occorre selezionare una cartella, nella vista tassonomica, ove l'utente abbia i permessi di scrittura per poter caricare il documento. Poi selezionare l' icona aggiungi nuovo documento criptato e apparirà una finestra pop-up.

Ora inserire la frase per la cifratura due volta, e selezionare il file pigiando il pulsante seleziona file. Dopo ciò il documento verrà criptato in locale con la "frase di cifratura" e poi caricato in OpenKM. A processo terminato apparirà una finestra pop-up per la conferma.

La finestra di navigazione di OpenKm si aggiornerà e comparirà il nuovo documento caricato, con l'icona che indica il suo essere criptato.

Scaricare un documento decriptato

Tale operazione scarica un documento criptato e lo decripta in locale. Per prima cosa occorre selezionare un documento criptato in OpenKm, poi selezionando l'icona scaricare un documento criptato, apparirà una finestra di pop-up per decriptare lo stesso.

Dopo inserire la frsse di criptazione e selezionare la cartella dove si vuole scaricare il documento. A tal punto OpenKM invierà il documento criptato al computer locale, lo decripterà e lo salverà nella destinazione indicata. Dopo ciò apparirà una finestra pop-up che indica che il documento è stato salvato in locale.

Modificare un documento criptato

Per poter modificare dei documenti criptati, selezionare dal menù l'icona modifica documenti criptati , comparirà una finestra pop-up

Dopo inserire la frase di criptazione e selezionare la cartella dove si vuole scaricare il documento decriptato. OpenKM ivnierà il documento criptato al computer locale, questo verrà decriptato e salvato. Dopo ciò apparirà una finestra pop-up indicante l'avvenuto salvataggio del documento.

La finestra di navigazione di OpenKm si aggiornerà e comparirà il nuovo documento caricato.

Checkin di un documento criptato

Dopo aver fatto modifiche al documento in locale (decriptato usando l'opzione modifica documento criptato), l'utente deve caricare il documento all'interno di OpenKM. Come prima cosa selezionare il documento da caricare.

Dopo selezionare l'opzione checkin di un documento criptato . Apparirà una finestra pop-up.

Adesso inserire la frase di criptazione due volte, e selezionare il file con il pilsante seleziona file. Dopo ciò il documento verrà criptato in locale e caricato in OpenKM. A processo finito apparirà una finestra pop-up che confermerà il buon esito dell'operazione.

La finestra di navigazione di OpenKm si aggiornerà e comparirà il nuovo documento caricato con l'ultima versione.

E' possibile annullare il checkin con il pulsante annulla checkin disponibile nella barra strumenti

Decriptare un documento

Tale opzione permette di decriptare un documento in OpenKM e di rimpiazzare la cersione criptata. Per questioni di sicurezza tutte le versioni precedenti del documento criptato cerranno cancellate e rimpiazzate dal documento decriptato. Il documento criptato verrà scaricato e decriptato in locale e poi caricato su OpenKM. Infine verrà cancellata la storia del documento.

Primo step selezionare un documento criptato in OpemKM.

Poi selezionare l'opzione Decriptare documento . Apparirà una finestra pop-up.

Dopo inserire la frase di criptazione e selezionare il pulsante decripta fiel. Il documento criptato verrò scaricato e decriptato in locale e poi caricato in OpenKM. Infine verrà cancellata la storia del documento. Apparirà una finestra pop-up che indicherà il buon fine dell'operazione.

La finestra di navigazione di OpenKM si aggiornerà e comparirà il documento decriptato con l'ultima versione e la storia cancellata.

Criptare documento

Tale opzione permetterà di criptare un documento in OpenKM e rimpiazzare le versione in chiaro. Per questioni di sicurezza tutte le versioni precedenti del documento verranno rimosse. Il documento OpenKM verra scaricato e criptato in locale, e dopo caricato all'interno di OpenKM. Infine viene svuotata la storia del documento..

Come prima cosa selezionare un documento non criptato all'interno di OpemKM.

Dopo selezionare l'opzione cripta documento . Il documento verrà scaricato in locale, criptato e caricato su OpenKM. Infine verrà svuotata la storia del documento.

La finestra di navigazione di OpenKM si aggiornerà e comparirà il documento criptato con l'ultima versione e la storia cancellata.