Guía de usuario

OpenKM es una herramienta para la administración de documentos generados dentro de una compañia, para mejorar el acceso al ambiente corporativo en general y para mantener controlado la innecesaria duplicación de la información.

OpenKM provee una solución para:

• Controlar el creciente volumen de información a ser manejado
• Poner fin a la diversificación de las fuentes de almacenamiento de información
• Prevenir la duplicación de la información
• Obtener información válida a través del control de versiones de documentos
• Reducir el tiempo y recursos usados en la localización de la información
• Evitar la fuga de conocimiento o el acceso ilícito de los usuarios, cumpliendo de esta forma con las obligaciones establecidas el LOPD (Ley de Protección de Datos)
• Restringir el acceso a la información por los usuarios no autorizados

La información útil y relevante puede ser encontrada en menor tiempo posible a través del Sistema OpenKM para resolver problemas y tomar decisiones. OpenKM ayuda a mejorar los procesos corporativos, integrando tareas comunes (y tareas inter-relacionadas) en un simple herramienta, y permitiendo a los diferentes departamentos de la organización el acceso controlado y supervisado a la información.

• Acceso al Sistema
• Interfase de usuario
  • Pantalla del Escritorio
  • Barra de Menú
  • Barra de herramientas
  • Identificación del Usuario
  • Barra de Estado
  • Área de Trabajo
  • Ruta
  • Taxonomía (árbol de carpetas)
  • Navegador de Documentos
  • Panel de Propiedades
• Operaciones básicas con documentos y carpetas
  • Creación de carpetas
  • Búsqueda de carpetas
  • Insertando documentos
  • Asistente
  • Renombrar
  • Mover
  • Copiar
  • Agregar a favoritos
  • Definir inicio
  • Eliminar
  • Atajos de teclado
  • Subiendo archivos desde el escritorio de la computadora
• Operaciones específicas con documentos
  • Edición de documentos (check-out)
  • Cancelar edición (cancelar check-out)
  • Actualizar un archivo (check-in)
  • Bloqueo
  • Desbloqueo
  • Descargando un documento
  • Añadiendo metadata a un documento (grupo de propiedades)
  • Eliminando metadata de un documento (grupo de propiedades)
  • Añadiendo palabras clave
  • Añadiendo categorías
  • Copiar al portapapeles
  • Enviar documentos como adjuntos
• Categorias
• Vista de Tesauro
• Mis documentos
• Plantillas
• Correo electrónico
• Papelera
• Usando información
• Seguridad
• Búsqueda
• Tablero de Mando
• Servicios de Notificación
• Servicios de Subscripción
• Iniciando un Workflow
• Workflow de tareas pendientes
• Configuración de usuario
• Herramientas del Sistema
  • Lenguajes
  • Apariencia
• Usando iPhone o Android
• Ayuda
• Microsoft Office Addin
  • Outlook Addin
  • Word Addin
  • Excel Addin
  • PowerPoint Addin
• OpenOffice.org Add-on
• Extenciones profesionales
  • Grapado
  • Vista previa Autocad
  • Mensajería
  • Botones de descarga restringidos
  • Sello Imagen o marca de agua
  • Firma digital
  • Criptografía
  • Contactos
  • Pestaña de actividad en log
  • Sincronización de contactos Google