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O OpenKM é uma ferramenta para gerenciar documentos em uma companhia, melhorar o acesso aos documentos dentro de todo o ambiente corporativo e para empreender a duplicação desnecessária de informação.

O OpenKM provê solução para:

• Controlar o volume crescente de informação a ser gerenciada
• Acabar com a diversificação de fontes de armazenamento da informação
• Previnir a duplicação de informação
• Obter informações válidas através do controle de versões dos documentos
• Reduzir o tempo e os recursos empregados na localização da informação
• Evitar vazamentos de informação ou acesso não justificado de usuários, por atender às obrigatoriedades definidas no LOPD (Lei Espanhola de Proteção de Dados)
• Restringir o acesso de usuários não autorizados à informação.

Através do sistema do OpenKM, informações relevantes e úteis podem ser acessadas em encontradas em tempo mínimo para se resolver problemas e se tomar decisões.

O OpenKM ajuda a melhorar processos corporativos, integrando tarefas comuns (e tarefas interrelacionadas) em uma ferramenta única e permitindo acesso à informação de forma controlada e parametricamente supervisionada a diferentes departamentos da organização.

• System access
• User interface
  • Desktop screen
  • Menu bar
  • Toolbar
  • User identification
  • Status bar
  • Workspace
  • Path
  • Taxonomy (folder tree)
  • Document browser
  • Properties panel
• Basic operations with documents and folders
  • Create folder
  • Find folder
  • Inserting documents
  • Wizard
  • Renaming
  • Move
  • Copy
  • Adding bookmark
  • Set home
  • Deleting
  • Keyword shortcuts
  • Uploading from desktop computer
• Specific operations with documents
  • Document edit (check-out)
  • Cancel edit (cancel check-out)
  • Update a file (check-in)
  • Lock
  • Unlock
  • Downloading a document
  • Adding a metadata to a document (property group)
  • Deleting a metadata from a document (property group)
  • Adding keywords
  • Adding categories
  • Copy to clipboard
  • Send document as attachment
• Categories
• Thesaurus view
• My documents
• Templates
• E-mail
• Trash
• Using information
• Security
• Search
• Dashboard
• Notification service
• Subscription service
• Starting a Workflow
• Workflow pending task
• User configuration
• System tools
  • Languages
  • Appearance
• Using iPhone or Android
• Help
• Microsoft Office Addin
  • Outlook Addin
  • Word Addin
  • Excel Addin
  • PowerPoint Addin
• OpenOffice.org Add-on
• Professional extensions
  • Stapling
  • Autocad preview
  • Messaging
  • Downloading restricted buttons
  • Stamp Image or Text Watermark
  • Digital signature
  • Cryptography
  • Contacts
  • Activity log tab
  • Google contacts synchronization