10 Ventajas de la automatización del flujo de trabajo de documentos electrónicos

10 Ventajas de la automatización del flujo de trabajo de documentos electrónicos

Escrito por Mario Zules el 31 de mayo 2019

Los documentos son un componente esencial de cualquier negocio. No sólo promueven la responsabilidad, sino que también ayudan a facilitar la continuidad de un negocio. Si bien los sistemas de gestión documental manuales han demostrado su valía y pueden ser una opción al principio en una empresa; los procesos manuales pueden ser una práctica muy engorrosa a medida que la empresa crece. Y esto puede tener un alto coste en el flujo de trabajo de su organización y en las actividades de administración de liquidez, que podrían mejorar con la factura electrónica. Para minimizar el impacto de la acumulación de documentación en papel, digitalización de documentos puede ser una opción en la que el sistema de gestión documental desempeña un papel esencial.

Dicho esto, la automatización de procesos de flujo de trabajo ya no es sólo algo aconsejable, sino que es una herramienta vital para la supervivencia en los siempre competitivos mercados. Además, contratar a un experto experimentado en la automatización de procesos del flujo de trabajo, puede ayudar a mejorar la productividad y en última instancia, los resultados de su empresa.

En este post, exploraremos las ventajas de la automatización de flujos de trabajo de documentos electrónicos, entre los que puede figurar la factura electrónica. Si su empresa es un negocio aún basado en el papel, ésta es una lectura que no querrá perderse. Vamos a empezar.

1. organización

La organización podría ser lo que se interponga entre su negocio y la rentabilidad. Los procesos comerciales habituales, como la revisión, aprobación, contratación e integración pueden ser un dolor de cabeza en un sistema tradicional. De hecho, las investigaciones indican que el 53% de los empleados están buscando formas simples pero sólidas, de firmar y archivar los documentos de la empresa.

El software de gestión documental es el verdadero fundamento aquí, y cuando se usa bien mejora drásticamente los procesos de trabajo. Lo bueno de esta solución de software es que garantiza que su equipo pueda acceder y entregar documentos electrónicos en tiempo real. También puede utilizar estos datos para generar informes y perspectivas en tiempo real, para ayudar a mejorar el proceso de toma de decisiones de su negocio.

El uso de un sistema de gestión documental electrónico permite un fácil acceso a los documentos desde cualquier punto del mundo; lo que ayuda a promover una fuerza laboral móvil. Las notificaciones se envían a los empleados para mantenerlos al tanto de las operaciones comerciales que les competen. La comunicación se vuelve más fluida y los empleados informados en tiempo real.

2. Reducción de errores humanos

La entrada manual de datos suele estar plagada de inexactitudes que cuestan tiempo y dinero. Las soluciones de automatización de flujo de trabajo ayudan a eliminar errores humanos, lo cual mejora los proceso de negocio.
Con el sistema de gestión electrónica de documentos adecuado, como OpenKM, la mayoría de los datos solo se ingresarán una vez, y en caso de cualquier error, un simple ajuste elimina los errores. Las posibilidades de que se dirijan procesos a la persona incorrecta o que las tareas se pierdan, también se reducen. El usuario recibe notificaciones automáticas sobre acciones ejecutadas con retraso, falta de aprobación de facturas electrónicas y tareas pasadas por alto, entre otras.

3. Acceso más fácil a los datos

Todos sabemos que la recuperación manual de documentos puede llevar mucho tiempo. ¡El tiempo es dinero! Solo imagine cuánto tiempo podría ahorrar (y utilizarlo en cualquier otro proceso de manera productiva) si los documentos se ubicaran rápidamente.
Un sistema de gestión electrónica de contenidos viene con un motor de búsqueda que lo ayuda a recuperar documentos, simplemente ingresando ciertas palabras clave o frases vinculadas a los documentos. Esto también facilita la recuperación de documentos mal archivados. Ya no tienes que preocuparte por la pérdida de documentos.

4. Reducir el coste

La documentación en papel es un gasto elevado. La contratación de gestores documentales para tareas de archivo en papel, el alquiler de espacio de almacenamiento y el reemplazo frecuente de tóners de impresoras, no es barato. Los documentos en papel también están asociados con el factor de riesgo de error humano, que también puede ser muy costoso; de hecho algunos fallos de este tipo han derribado negocios.En estos casos, la digitalización de documentos es un paso importante para la protección de información.
La automatización del flujos de trabajo no sólo simplifica los procesos de su organización, sino que también lo ayuda a reducir costes. Un negocio sin impresoras, cartuchos de tinta y gastos de mantenimiento de impresoras es el mundo al que debe unirse su empresa. Además, al no tener papeles, le harás un gran favor al planeta; reduciendo la tala de árboles para papel.

5. Mejora de la rendición de cuentas y la transparencia

Las operaciones comerciales manuales pueden ser difíciles de rastrear. Hacer un seguimiento de todas sus operaciones comerciales y cómo los empleados manejan cada tarea, puede ser agotador. Incluso con la ayuda necesaria, se puede pasar por alto información vital, lo que puede ser costoso para su empresa.

La automatización de procesos, integrada en un sólido sistema de gestión electrónica de proyectos, le permite asignar trabajo y monitorear fácilmente el progreso de cada proyecto con el clic del ratón. Los bloqueos y desafíos en los proyectos, se analizan rápidamente y se implementan soluciones alternativas en los gestores documentales. Los flujos de trabajo también se pueden revisar para mejorar la eficiencia.

Con tales capacidades mejoradas en su flujo de trabajo, el ejercicio de la responsabilidad mejora. Puede supervisar el progreso de sus empleados y detectar cuellos de botella en su negocio.

6. Menos despidos

La automatización del flujo de trabajo le permite a su empresa detectar actividades redundantes que le cuestan tiempo y productividad. Por ejemplo, con toda la entrada de datos automatizada, no sólo reduce los costes laborales, sino que también reduce las mayores posibilidades de error humano en la entrada de datos en los gestores documentales.

En otras palabras, los sistemas automatizados le brindan una visión clara de las áreas de su negocio que necesitan mejoras; dónde reducir costes y dónde inyectar más capital.

7. Colaboración más fácil

La automatización de los procesos de negocio también mejora la colaboración del equipo. Las herramientas de comunicación, incorporadas en el software de gestión de documentos, permiten una comunicación fácil entre los empleados.

Los documentos se pueden compartir fácilmente;el trabajo no tiene que limitarse a los entornos de oficina, se puede monitorear y seguir el progreso del proyecto en tiempo real. Si lo desea, también puede restringir el acceso a los proyectos sólo a aquellos que trabajan en proyectos similares y, en caso de que se produzcan cambios, se notifica a todos los miembros del equipo.

También tiene la oportunidad de acceder a los documentos de forma remota. Con una conexión a Internet, puede acceder a sus documentos en cualquier momento y lugar. Su negocio ya no se limita al despacho u horas de oficina.

8. Seguridad mejorada

Los documentos en papel más seguros han sido los que se guardan en cajas fuertes y archivadores. Para algunos ladrones, romper cerrojos se asemeja a un paseo por el parque. Los documentos también se pierden deliberadamente y sin intención, cuando se dirigen a un determinado destino.La digitalización de documentos puede ser una alternativa para resolver estos escenarios.

La documentación electrónica tiene una mínima intervención humana en los software de gestión. Por lo tanto, un documento que se pierda o se extravía mientras está en tránsito es casi imposible.

Los usuarios tienen acceso a los documentos controlados a nivel de carpeta (para diferentes grupos o individuos). El acceso a dichos documentos está restringido sólo a usuarios autorizados. Además, cada archivo tiene una pista de auditoría que indica quién accedió a un documento,cuándo y qué hizo.También puede ver las modificaciones realizadas en los documentos, en caso de que se hayan realizado.

9. Pista de auditoría

Con un sistema de gestión de documentos electrónicos en uso, puede hacer un seguimiento de las tareas que se han completado, por quién y cuándo. Los registros se mantienen durante todo el proceso;ya que los registros históricos desempeñan un papel fundamental en el mantenimiento de su negocio.

Los usuarios tienen acceso a todos los documentos relevantes, lo que facilita cumplir con todas las regulaciones gubernamentales. Tenga en cuenta que el incumplimiento generalmente no termina bien para la mayoría de las empresas.

10. Mejores sistemas de copia de seguridad

El 7,5% de los documentos en papel desaparecen durante procesos de negocio y nunca se recuperan. Sin sistemas de respaldo, los documentos robados o destruidos en desastres naturales, como incendios o huracanes pueden paralizar un negocio.

Los documentos electrónicos se pueden almacenar de manera segura en discos duros y teléfonos inteligentes que son fácilmente portátiles, y la gente puede llevar con ellos.

En caso de que ocurra algo en la oficina, sus documentos están a salvo. Con un sistema de administración de documentos como OpenKM,que proporciona soluciones basadas en la nube con una seguridad estricta, que respalda sus documentos y le permite acceder a ellos desde cualquier lugar.

Conclusión

La automatización ya no es el futuro de los negocios, sino el camino a seguir para las empresas de hoy. Sin embargo, no significa necesariamente que los sistemas de gestión de documentos manuales sean "malos", y las empresas deben adoptar soluciones de automatización de flujo de trabajo de inmediato. Pero una cosa está clara; usar un sistema manual en la era digital es una carrera hacia atrás.

Con un sistema de gestión de documentos electrónicos, su procesos de negocios se agilizarán, los ingresos aumentarán; sus empleados seguramente apreciarán que su trabajo sea más fácil y eficiente, y su negocio crecerá.