Gestione sus contenidos de una forma simple y segura.

Introducción

La Gestión de Contenido Empresarial - ECM o Enterprise Content Management - es un concepto acuñado a partir del año 2005 por parte de los profesionales de la información y la documentación que ha estado en competición con otros conceptos como EDRMS o ERMS. Existe gran cantidad de literatura con términos relacionados con la gestión documental, como: ECM, EDRMS, EDRMS, DMS, KM entre otros, más influenciados por cuestiones de marketing que no propiamente por razones objetivas.

Desde OpenKM preferimos el término EDRMS ( Enterprise Document and Record Management System), que ha tenido un escaso éxito a nivel de marketing, pero que desde nuestro punto de vista es más estricto y representativo.

Algunas características de la gestión de contenido empresarial:

  • Herramienta que apoya una estratégia dentro de la organización.
  • Simplifica los procesos de gestión corporativa.
  • Captura, gestiona, almacena y preserva el contenido.
  • Permite gestionar información no estructurada durante todo el ciclo de vida.
  • Incluye mecanismos o herramientas que favorecen la colaboración dentro de la organización.
  • Gestiona los flujos de trabajo mediante soluciones de Workflow o BPM.
  • Ofrece servicio a varios procesos de gestión de la información.

Objetivos

La Gestión de Contenido Empresarial - ECM o Enterprise Content Management - es un término que abarca la gestión de documentos, gestión de registros, búsqueda, colaboración, gestión del flujo de trabajo, captura, digitalización y gestión de activos digitales ( DAM ).

El principal objetivo es la gestióm completa del ciclo de vida de la información, desde la creación inicial a lo largo de todo su recorrido a través de la organización y, finalmente si procede, su eliminación.

La Gestión de Contenido Empresarial en una organización le ayuda a:

  • Simplificar la gestión de la información corporativa.
  • Simplificar el almacenamiento.
  • Implantar un modelo de seguridad global y centralizado para la información.
  • Mejorar y simplifica los procesos de negocio.
  • Establecer políticas de retención, transferencia y destrución de la información.
  • Favorecer la conectividad entre sistemas.
  • Eliminar barreras que impiden que la información se comparta.
  • Ahorro de costes.
  • Acceso universal a la información.
  • Mejorar la eficiencia de la organización.
  • Incrementar el control de la información dentro de la organización.
  • Simplificar y controlar los procesos mediante Workflows.
  • Ayudar a la implantación de una cultura de empresa enfocada en el apoyo mútuo y la eficiencia.
  • Implantar herramientas que permitan conectar personas y procesos.

"El proceso de digitalización automática de las facturas y su distribución electrónica a nuestros clientes nos ha permitido recuperar la inversión rápidamente, reorganizar los recursos humanos en otras tareas más productivas y ser más respetuosos con el medio ambiente".

Operador de telecomunicaciones.

OpenKM le permite optimizar la calidad y coherencia de sus procesos, automatizar las directrices y asistir a su organización en la gestión de sus resultados.

OpenKM ha sido especialmente diseñado para gestionar el contenido crítico para la empresa y el cumplimiento de normativas.

Funcionalidades

Plan de archivo

El plan de archivo es una esquema integral que incluye el ciclo de vida completo de los contenidos, organización, la ubicación, las intrucciones para la transferencia, las instrucciones de retención y disposición, y otras instrucciones específicas que ofrecen una guía para la gestión eficaz de los contenidos.

El plan de archivo de OpenKM especifica cómo se organizan los contenidos una vez han sido creados o recibidos, proporciona un "roadmap" para los contenidos creados y mantenidos por una unidad organizativa y facilita la disposición.

Colaboración

  • Acceso universal multidispositivo.
  • Gestión de tareas.
  • Calendario.
  • Foro.
  • Wiki.
  • Notas y anotaciones en documentos.
  • Edición colaborativa.

Módulos

  • Multiempresa.
  • Archivo de correos electrónicos.
  • Firma electrónica y criptografía.
  • Motor de workflow integrado.
  • Marca de agua ( Watermark ).
  • Motor de generación de informes.
  • Indexación de todos los contenidos.

Catalogación automática

Las tareas automáticas de OpenKM se ejecutan en base a eventos - bajo el mismo paradigma que un firewall, donde se evalúan reglas y se ejecutan acciones - ayudando en el proceso de atomatización de la lógica de negocio. Pueden establecerse reglas basadas en eventos; por ejemplo mover un documento a una nueva ubicación, modificar la seguridad, aplicar transformaciones a los documentos ( convertir a PDF con compresión grupo4 ) entre otros. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible extender fácilmente el sistema de tareas automáticas.

Captura automática de metadatos

El OCR Zonal de OpenKM permite el proceso y captura de datos de documentos. Está diseñado para transformar cualquier estructura de documentos en un formato disponible para la organización. Con la arquitectura de OpenKM es posible integrarse con software comercial como Abby Flexicapture, Kofax y Cognitive Forms, entre otros.

Clasificación de las actividades de la organización

La clasificación de las actividades de la organización representa una poderosa herramienta de apoyo para el desarrollo de las mismas, y para muchos de los procesos de gestión de documentos, como:

  • El establecimiento de vínculos entre documentos individuales que reunidos proporcionan una representación continua de la actividad.
  • La garantía de que los documentos se denominan de un modo coherente a lo largo del tiempo.
  • La ayuda en la recuperación de todos los documentos relacionados con una función o una actividad concretas.
  • La definición de niveles de seguridad y acceso adecuados para conjuntos de documentos.
  • La atribución de permisos de acceso a los usuarios para acceder a determinados grupos de documentos u operar en los mismos.
  • La distribución de la responsabilidad de la gestión de determinados grupos de documentos.
  • La distribución de los documentos para la realización de las tareas oportunas.
  • El establecimiento de plazos y medidas de conservación y disposición apropiadas.

Control de versiones

El control de versiones permite gestionar el proceso de cambios de un documento. Los cambios normalmente son identificados por un código de texto o numérico nombrado "número de revisión". Cada revisión está asociada con una fecha y una persona que ha realizado los cambios. Las revisiones se pueden comparar visualmente o restaurarse.

Conectividad

Webservices en REST, SOAP y CMIS.

Protocolos de redes CIFS, FTP y WebDAV soportados.

Previsualización avanzada

Se encuentran disponibles extensiones para previsualizar ficheros de AutoCAD y DICOM. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible hacerlo extensible a otros formatos.

Auditoría

OpenKM ofrece una completa y configurable auditoría. Con ella usted tiene todas las evidencias documentadas de las secuencias de actividades que han afectado en cualquier momento una operación específica, proceso o evento.

Integraciones

OpenKM se puede integrar fácilmente con terceras aplicaciones. Se encuentran disponibles integraciones con BonitaSoft BPM, Joomla, Wordpress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger entre otras.

Contacto

Consultas generales

Open Document Management System S.L.

Correo electrónico:
email
Teléfono:
+34 605 074 544 ( España )
Teléfono:
+1 800 793 8369 ( United States )
Fax:
+34 605 074 544 ( España )
Oficinas centrales:
c/ Gilabert de Centelles 17, 07005 Palma de Mallorca, Balearic Islands, Spain

Europa: Si necesita hablar con nosotros, por favor llame al +34 605 074 544.
Horario de oficina:
Lunes - Viernes: 09:00 am - 19:00 pm CEST. Ahora son las 11:41 am del Lunes en Palma de Mallorca, Spain.

United States: Si necesita hablar con nosotros, por favor llame al +1 800 793 8369.
Horario de oficina:
Lunes - Viernes: 08:00 am - 17:00 pm EST. Ahora son las 05:41 am del Lunes en New York, USA.