Convierta la información en conocimiento

Introducción

Algunos de los retos de la gestión del conocimiento en las organizaciones.

  • Información distribuida.
  • Deslocalización geográfica.
  • El trabajo se desarrolla de forma individual.
  • Habilidades ocultas de los trabajadores.
  • No se reutiliza lo que ha sido aprendido.
  • No es posible acceder a la información desde fuera de la oficina.
  • Volver a utilizar el conocimiento es más rápido que volver a crearlo.
  • Debe almacenarse el conocimiento para poder reutilizarlo.
  • Barreras que impiden que la información se comparta
  • Falta de comunicación.
  • Falta de definición en los objetivos.

Objetivos

La gestión del conocimiento precisa de la implantación de un módelo que relacione los procesos de aprendizaje y la captura y transferencia del conocimiento con las actividades cotidianas.

La captura del know-how no es, por sí sola, suficiente. De algún modo, hay que alentar las actitudes adecuadas y fomentar una cultura de empresa basada en el apoyo mutuo.

Las herramientas y técnicas de aprendizaje debe ayudar a crear una cultura favorable y unas actitudes predisupuestas a compartir.

Características básicas de un modelo de gestión del conocimiento:

  • Favorecer la conectividad entre sistemas.
  • Crear una red de trabajo o comunidades prácticas para compartir el know-how.
  • Identificar las personas con intereses o disciplinas comunes.
  • Identificar la forma de capturar lo que se ha aprendido para reutilizarlo.
  • Gestionar la evolución del know-how.
  • Favorecer una cultura dentro de la organización que incentive la creación de redes entre personas y el trabajo colaborativo.
  • Establecer procesos para distribuir automáticamente la información cuando se produce a aquellas personas que pueden tener interés en hacer uso de la misma.
  • Eliminar barreras que impiden que la información se comparta.
  • Acceso universal a la información.
  • Implantar herramientas que permitan conectar personas y procesos.
  • Identificar líderes de conocimiento en los lugares clave.
  • El sistema debe ser flexible permitiendo adaptarse a los procesos cambiantes dentro de la organización. El modelo debe ser renovado.
  • Establecer estratégias para codificar el conocimiento.
  • Establecer procesos para transferir el conocimiento.
  • Identificar responsabilidades y competencias.
  • Establecer procesos para identificar automáticamente la información.
  • Favorecer la integración de sistemas.

"La captación y transferencia del know-how de las bases de Foinaven ( norte de Escocia ) y el Golfo de México fue un factor capital para reducir los costes de desarrollo planificados en 50 millones de dólares".

Director de desarrollo.

Funcionalidades

Definir una taxonomía

OpenKM le permite establecer un punto de acceso único a toda la información mediante una taxonomía. El modelo de seguridad granular permite establecer a que información pueden acceder los usuarios.

  • Sencillo para el usuario.
  • Funcionalidad básica ya construida.
  • Fácil y rápido de implantar.
  • Capacidad para analizar los resultados.
  • Simplifica los procesos.

Identificación

Basado en una Marchine Learning ( modelo de aprendizaje ) y utilizando los datos ya existentes dentro del propio repositorio, OpenKM captura y identifica la información para su distribución y reutilización.

Catalogación automática

OpenKM permite automatizar procesos recurrentes mediante las tareas automáticas. Los procesos automáticos permiten reducir costes, minimizar los errores humanos así como descargar a las personas de la realización de aquellas tareas repetitivas que no aportan conocimiento.

Las tareas automáticas de OpenKM se ejecutan en base a eventos - bajo el mismo paradigma que un firewall, donde se evalúan reglas y se ejecutan acciones - ayudando en el proceso de atomatización de la lógica de negocio. Pueden establecerse reglas basadas en eventos; por ejemplo mover un documento a una nueva ubicación, modificar la seguridad, aplicar transformaciones a los documentos ( convertir a PDF con compresión grupo4 ) entre otros. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible extender fácilmente el sistema de tareas automáticas.

Auditoría

OpenKM ofrece una completa y configurable auditoría. Con ella usted tiene todas las evidencias documentadas de las secuencias de actividades que han afectado en cualquier momento una operación específica, proceso o evento.

Conectividad

Webservices en REST, SOAP y CMIS.

Protocolos de redes CIFS, FTP y WebDAV soportados.

OpenKM se puede integrar fácilmente con terceras aplicaciones. Se encuentran disponibles integraciones con BonitaSoft BPM, Joomla, Wordpress, Google Drive, Microsoft Office, Vtiger entre otras.

Módulos

  • Multiempresa.
  • Archivo de correos electrónicos.
  • Firma electrónica y criptografía.
  • Motor de workflow integrado.
  • Marca de agua ( Watermark ).
  • Motor de generación de informes.
  • Indexación de todos los contenidos.

Knowledge base

OpenKM le permite crear uno o varios repositorios de conocimiento y hacerlos accesibles a toda la organización. Puede encontrar un ejemplo práctico en https://docs.openkm.com.

El Knowledge base, le permite por ejemplo, construir rápidamente un directorio de empresa.

Gestionar la correspondencia

OpenKM puede ser utilizado para almacenar toda la correspondencia de la empresa, tanto documentos impresos- incorporados mediante procesos de digitalización - como correos electrónicos pueden incorporarse al repositorio.

Crear canales de distribución

Distribuye automáticamente información personalizada para cada usuario o a grupos de interés a medida que esta se va produciendo dentro del repositorio.

Colaboración

  • Acceso universal multidispositivo.
  • Gestión de tareas.
  • Calendario.
  • Foro.
  • Wiki.
  • Notas y anotaciones en documentos.
  • Edición colaborativa.

Ayuda en la toma de decisiones

Ayuda en la consolidación de datos para la toma de decisiones ( DSS Decision Support System ).

Informes automáticos de control.

Captura automática de metadatos

El OCR Zonal de OpenKM permite el proceso y captura de datos de documentos. Está diseñado para transformar cualquier estructura de documentos en un formato disponible para la organización. Con la arquitectura de OpenKM es posible integrarse con software comercial como Abby Flexicapture, Kofax y Cognitive Forms, entre otros.

Previsualización avanzada

Se encuentran disponibles extensiones para previsualizar ficheros de AutoCAD y DICOM. Gracias a la arquitectura plugable de OpenKM, es posible hacerlo extensible a otros formatos.

Control de versiones

El control de versiones permite gestionar el proceso de cambios de un documento. Los cambios normalmente son identificados por un código de texto o numérico nombrado "número de revisión". Cada revisión está asociada con una fecha y una persona que ha realizado los cambios. Las revisiones se pueden comparar visualmente o restaurarse.

Contacto

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