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Contacto

Recopile, colabore y capitalice la información

Recopilar

OpenKM captura fácilmente la información no estructurada de cualquier fuente digital. Toda la información recogida se almacena y utiliza en un solo espacio de trabajo. Esto permite a los usuarios navegar, enriquecer y editar la información recopilada de varias fuentes dentro de una sola aplicación.

A través de la API de OpenKM cualquier aplicación se puede integrar con OpenKM, actuando como productor o consumidor de información. Por lo tanto, la información combina tanto la clasificación automática como el factor humano.

Los equipos pueden enriquecer y modificar documentos compartidos mediante discusiones de texto, editar la información de cualquier tipo de archivo y relacionar el documento con otros archivos relacionados.

Cliente

  • Cliente Web y Mobile
  • Disponible para iPhone y Android.
  • Rápida y agradable interfaz de usuario Desktop y Mobile.
  • Rápida y agradable interfaz de usuario utilizando AJAX.
  • Traducido a más de 40 idiomas.
  • Previsualización de ficheros multimedia.
  • Administración Web.
  • Edición online.
  • FTP
  • Drag & drop (ficheros o documentos) desde el escritorio.

Microsoft Office Add-in

  • Los Add-in de MS Office para: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Project y MS Access.

Correo electrónico

  • Importación desde servidores de correo.
  • Importación y ordenación automática mediante filtros configurables.
  • Importación de ficheros eml y msg.

1D / Códigos de barras lineales

  • Codabar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8, EAN-13, ITF, UPC-A, UPC-E, RSS-14, RSS Expanded, extensible a otros formatos.

2D / Códigos de barras de dos dimensiones

  • Data Matrix, PDF 417, QR Code, Aztec, extensible a otros formatos.

OCR

  • Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos en papel.
  • Integrable con la mayoría de motores de OCR Open Source y Comerciales.

Antivirus

  • Previene la inserción de documentos con virus en el repositorio.

Firma de documentos

  • Firma electrónica con certificado.
  • Firma manuscrita.
  • Estampado de documentos.

Estación de escaneo

  • Asistente para escanear documentos, masivamente. Permite convertirlos a PDF, establecer metadatos y añadirlos a OpenKM.

PDF tools

  • Divide las páginas elegidas en un solo archivo para cada una.
  • Gire las páginas elegidas en un nuevo archivo único.
  • Extraiga las páginas elegidas en un nuevo archivo único.
  • Elimina las páginas elegidas.

Colaborar

OpenKM permite el intercambio de información y la colaboración entre usuarios, facilitando la distribución eficientemente y el rápido acceso a la información para resolver problemas y ayudar en la toma de decisiones.

Gestión de documentos

  • Subida masiva de documentos.
  • Descarga de carpetas como ficheros ZIP.
  • Bloqueo / Desbloqueo de documentos.
  • Gestión de favoritos.
  • Seleccionar carpeta de inicio por defecto.
  • Generación de documentos a partir de plantillas.
  • Documentos personales para cada usuario.
  • Papelera de reciclaje para cada usuario.
  • Notificación de eventos por correo electrónico (cuando se producen cambios ).
  • Envío de la url del documento por correo electrónico.
  • Envío del documento por correo electrónico ( attachment ).
  • Notas en los documentos.
  • Mensajería (suscripciones / enviar mensajes a usuarios).
  • Extracción de metadatos de los documentos.
  • Identificador y URL única del documento.
  • Tags de usuario.
  • Clasificación por categorías.
  • Relaciones entre documentos (padre-hijo, bidireccional y grapado).
  • Foros.
  • Marca de agua en documentos ( texto o imagen ).
  • Catalogación automática configurable.
  • Operaciones con multiples documentos de forma simultánea.
  • Expiración de documentos.
  • Live edit.

Workflow

  • Permite crear complejos workflows.
  • Workflow de revisión, aprobación, validación.
  • Soporte de workflows paralelos y en serie.
  • Permite asignar tareas a grupos o usuarios.
  • Desde el dashboard puede monitorizar las tareas de workflow, estado y proceso.
  • Notificación de mensajes de correo configurables.
  • Permite disparar un workflow automáticamente desde una carpeta o tipo de documento.
  • Ejecución automática de un workflow basado en la carpeta o el tipo de carpeta.

Previsualización de documentos

  • AutoCAD, MS Office family, Open Office family, ficheros PDF, ficheros de vídeo, ficheros de sonido, imágenes, extensible a otros formatos.

Control de versiones

  • Basado en el modelo check-in / check-out.
  • Permite añadir comentarios a las versiones.
  • Permite gestionar el histórico de las versiones (restaurar, compactar).
  • Comparar entre versiones (metadatos y texto).

Metadatos

  • Permite definir los diferentes campos de metadatos.
  • Definición de campos como: inputs, fechas, enlaces, listas simples, listas de selección múltiples, text areas, checkbox.
  • Soporte de metadatos en distintos idiomas.

Tablón

  • Proporciona un acceso rápido a: últimos documento editados, bloqueados, descargados, suscritos, modificados, subidos y correos recibidos entre otros.
  • Novedades de usuarios ( agente de búsqueda ).
  • Tareas de workflow y de usuario.
  • Servicio RSS.

Gestión de tareas

  • Permite crear tareas.
  • Asignar, controlar y completar tareas.
  • Gestionar estados y proyectos relacionados con tareas.
  • Notificaciones de mensajes de correo configurables.
  • Calendario.

Capitalizar

OpenKM permite al usuario convertir la información en valiosos activos de capital intelectual procesables para la empresa. Esto ayuda a las organizaciones a obtener todo el potencial del conocimiento corporativo mucho más rápido.

El sistema también incluye las herramientas administrativas para definir los roles de los distintos usuarios. El control de acceso, las cuotas de usuario, el nivel de seguridad de los documentos, registros completos de la actividad y la gestión de workflows, son sólo algunas de las características disponibles. OpenKM mejora la productividad personal mediante la asignación de los procesos de trabajo cotidianos de los usuarios, ayudando a incrementar las tasas de finalización de los procesos.

Motor de búsqueda

  • Búsquedas de documentos por contenido, palabras clave, fecha de modificación, autor y tipo de documento. Automáticamente indexa documento subidos en formato: Text, HTML, RTF, XML, PDF, OpenOffice.org, MS Office, MS Office 2007, JPEG EXIF, MP3 ID3.
  • Búsquedas por sinónimos.
  • Búsquedas ordenadas por relevancia.
  • Búsquedas utilizando propiedades de grupo (metadatos).
  • Permite almacenar consultas.
  • Búsquedas avanzadas utilizando SQL.
  • Novedades de usuario.
  • Búsquedas a partir de una estructura de directorios jerárquica.
  • Permite seleccionar los objetos de búsqueda, carpetas, correos electrónicos, documentos o registros.
  • Permite utilizar los tags de usuario para localizar documentos.
  • Permite utilizar metadatos para localizar documentos.
  • Opciones de búsqueda simple y avanzada.
  • Permite ordenar los resultados segun varios criterios.
  • Opciones de descarga o ir a la ubicación de un documento desde la vista de resultados.
  • Soporte para Stemming, stopwords y sinónimos.
  • Servicio push de novedades (basado en las consultas de usuario).

Administración

  • Completa auditoría. Todas las operaciones de los usuarios son registradas y almacenadas en la base de datos.
  • Mostrar usuarios logeados.
  • Desbloquear y cancelar documentos editados.
  • Vista del repositorio.
  • Búsquedas avanzadas utilizando SQL.
  • Detalle del log de actividad.
  • Importar documentos / carpetas desde el sistema de ficheros.
  • Exportar el repositorio al sistema de ficheros.
  • Administración del workflow.
  • Reports ( jasper ).
  • Importación del thesaurus ( formatos owl o rdf ).
  • Vista de los parámetros de configuración.
  • Cuotas de usuario.
  • Perfiles de usuario ( funcionalidades a las que puede acceder un usuario ).
  • Programador de tareas ( scheduler ).
  • Tareas inteligentes.
  • Macros.

Thesaurus

  • Vista de los documentos en la estructura del thesaurus.
  • Extracción automática de palabras clave.
  • Modulo de entrenamiento basado en skos y documentos de entrenamiento.

Seguridad

  • Plug-in para autentificación basado en JAAS.
  • Soporte para LDAP, Active Directory, DBMS, etc. ( mediante un fichero de configuración ). Por defecto OpenKM se proporciona con una base de datos embebida.
  • Lista de control de acceso granular.
  • Flexibilidad en la opción de herencia de las listas de control de acceso.
  • Seguridad por usuario y roles.
  • Permisos en documentos, carpetas y registros.
  • Quedan registradas todas operaciones del usario.
  • Soporte para comunicaciones SSL.
  • Criptografía ( encriptar y desencriptar documentos ).
  • Firma electrónica.

Integración

  • Kofax.
  • Abby Flexicapture.
  • Flexibar.
  • 2D barcode reader.
  • Active Directory.
  • LDAP.
  • SSO, CAS ( authentication ).
  • Canon IW DS.
  • Integración con otro software utilizando WebServices.
  • Integración con otro software utilizando CMIS.
  • Integración con otro software utilizando Rest.
  • Sincronización automática con el escritorio de Windows y Linux.
  • SDK para Java y .NET.
  • Ms Office Add-in.

Preguntas Frecuentes

1. ¿Qué funcionalidades debe incluir un sistema de gestión documental?

Las funcionalidades clave incluyen el control de versiones, la automatización de flujos de trabajo, la búsqueda de documentos y el almacenamiento seguro.

Registra los cambios en los documentos y mantiene versiones anteriores para garantizar la precisión.

Organiza los documentos mediante metadatos para facilitar su recuperación rápida.

Utiliza inteligencia artificial para categorizar documentos en función de su contenido.

Sí, el reconocimiento de códigos de barras ayuda a automatizar la indexación de documentos.

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