5 errores a evitar en la gestión de registros

5 errores a evitar en la gestión de registros

Escrito por Nora Mork el 21 de junio de 2019

Sus registros reflejan una gran cantidad de tiempo y recursos de la empresa. Son fundamentales para proteger a su compañía en una serie de situaciones adversas y su valor en las auditorías es incalculable. A continuación se muestra una lista de errores en la administración de registros o expedientes que debe evitar al gestionar sus registros.

1. Retrasar el traslado a una instalación segura

Es fundamental para las empresas alejarse de las opciones de almacenamiento interno, ya que son las más caras y menos seguras para sus archivos, correos electrónicos y servidores de datos. Uno de los primeros pasos debe ser establecer pautas de continuidad comercial y proteger los registros de la compañía en caso de una interrupción o desastre, y la principal forma de hacerlo es traladar sus registros a una ubicación externa.

2. No seleccionar la instalación adecuada para el almacenamiento externo

Una vez que haya decidido trasladar su repositorio a una instalación externa, es muy importante elegir el lugar correcto. No es suficiente colocar sus registros en un contenedor de almacenamiento y cerrar el candado. Hoy en día , el estándar de la industria es un sistema de alarma de última generación, detección de movimiento y sonido, control de temperatura y protección contra insectos, roedores, incendios y cualquier otra amenaza a los registros de su organización. Hay muchas maneras de asegurarse de que el centro de almacenamiento cumpla con los estándares de la industria. Bobby Greene, un escritor de negocios en Australian help and State of writing, sugiere que “solicite sus afiliaciones en la industria, como Registros Profesionales y Gestión de Servicios de Información (PRISM), ASIS International, la Asociación Americana de Gestión de Registros (ARMA), el National Asociación para la Destrucción de la Información (NAID), y el Centro Nacional de Registros (NRC) ".

Si un centro de almacenamiento es miembro de una de estas organizaciones, significa que han cumplido con los estándares aplicables para la industria y puede estar seguro de que sus registros se almacenarán en un centro con tecnología punta.

3. Ignorar sus datos ROT (redundantes, obsoletos y triviales)

Todas las empresas tienen este tipo de datos redundantes, obsoletos y triviales, y muchos simplemente no saben cómo manejar esos registros. El hecho de que los datos sean obsoletos o triviales no significa que puedan ser descartados o almacenados de cualquier manera. Lo primero que debe hacer para abordar este problema, es crear un programa de control de la información e invertir en un software que le permita identificar este tipo de datos y clasificarlos de una manera, que le permita ahorrar continuamente; comprando más almacenamiento para expandir y almacenar datos ROT. Lo que ya no es necesario para las operaciones de su empresa.

4. Errores en la clasificación de ciertos datos

Cuando consiga una solución de administración de registros que funcione para su empresa, asegúrese de que incluya todos sus datos, incluido el intercambio de archivos y correo electrónico. Si su plan de gestión de registros sólo incluye ciertos tipos de almacenes de datos, o la instalación que seleccionó sólo está equipada para manejar ciertos tipos de datos; su organización sufrirá a largo plazo y tendrá un problema aún mayor que superar en el futuro. Alex Morne, gerente de proyectos en Academized and Paper fellows, recuerda a las empresass que las soluciones de administración de registros “comienzan a indexar y organizar sus archivos desde el inicio de sus operaciones. "No es suficiente simplemente moverlos fuera del edificio, pero tiene que haber un sistema claro para transferir los registros y tener claro cómo continuar operando en el futuro".

5. Mala disposición de los documentos

Es muy importante seguir las reglas de eliminación adecuadas de sus documentos. Es bastante fácil implementar una solución y usarla, pero muchas personas se ponen nerviosas y inseguras cuando llega el momento de deshacerse permanentemente de sus registros. El primer paso es garantizar que la política refleje un proceso de aprobación claro antes de que se elimine algo, y esto idealmente debería automatizarse para que los usuarios puedan ser responsables de sus aprobaciones. La eliminación en sí, también debe ser fácil y automatizada o transferirse a una instalación externa. No olvide deshacerse de su material de manera adecuada, incluida la eliminación periódica de registros clave. Existe una amenaza real entre aquellos que rebuscan en la basura, que pueden ser criminales con la intención de vender o usar su información para propósitos infames. Tenga en cuenta que los competidores, los sitios de noticias y los investigadores pueden estar interesados ​​en el contenido de su contenedor de reciclaje.

Nora Mork es gerente de proyectos y escritora de negocios en UK Writings and Essay Roo. Ayuda a las empresas a crear planes de proyectos efectivos y contribuye con publicaciones al blog de Boom Essays.