Canal de denuncias

Canal de denuncias

Escrito por Ana Canteli el 3 de marzo de 2023

El 21 de febrero de este año entró en vigor en España  la ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Hasta ahora, el marco jurídico contaba con disposiciones como la ley de enjuiciamiento criminal o la ley de la prevención del acoso. Sin embargo, para promover un cauce de información confidencial y seguro sobre actividades ilegales, inapropiadas o contrarias a las políticas de una organización, esta ley aboga por la creación de lo que se conoce como una canal de denuncias.

¿ Qué es un canal de denuncias?

Un canal de denuncias es un sistema concebido y desarrollado para detectar y abordar comportamientos ilegales o inapropiados dentro de una organización y fomentar una cultura de ética y transparencia, a la vez que se proporciona protección a los denunciantes.

La necesidad de tener un canal de denuncias es una práctica relativamente reciente, sin embargo; en muchos países, la implementación de canales de denuncias se ha convertido en una práctica recomendada o requerida en las últimas décadas. De hecho, en EE.UU, la Ley Sarbanes-Oxley de 2002, aprobada después del escándalo de Enron, requiere que las empresas implementen un canal de denuncias para que los empleados puedan informar sobre posibles fraudes contables. En la UE, la Directiva de Protección de los Denunciantes de 2019 establece un marco común para la protección de los denunciantes y la creación de canales de denuncias en todas las organizaciones. Éstas leyes y regulaciones están en constante evolución y actualización para abordar nuevas formas de comportamiento ilegal o inapropiado. 

¿ Para qué se crea un canal de denuncias?

La creación de un canal de denuncias tiene varios objetivos, entre ellos:

• Promover una cultura ética y de transparencia: tener un canal de denuncias, demuestra que la entidad se toma en serio su propio código ético y su compromiso con la transparencia. Esto puede incrementar la confianza de las partes interesadas  y la lealtad de los empleados.

• Detectar y prevenir actividades ilegales o inapropiadas: la presencia de un canal de denuncia puede ayudar a identificar y abordar actividades ilegales o inapropiadas como el acoso, la discriminación, el fraude, la corrupción y otros comportamientos no éticos.

• Reducir el riesgo de responsabilidad legal: Si una organización no tiene un canal de denuncias y se produce un comportamiento ilegal o inapropiado, puede ser responsable legalmente por dolo - no haber tomado medidas razonables para prevenirlo-. Al tener un canal de denuncias, la organización puede demostrar que tomó las medidas adecuadas para abordar cualquier actividad ilegal o inapropiada de la que se informe.

• Proteger a los denunciantes: Los canales de denuncia posibilitan informar de manera confidencial y anónima. Esto puede ayudar a reducir el miedo al acoso o represalias por parte de la persona que denuncia.

¿Quién debe crear un canal de denuncias?

Las organizaciones no siempre están legalmente obligadas a tener un canal de denuncias. No obstante, a nivel nacional existen leyes que pueden requerirlo. En España, la nueva ley estipula la creación de un canal de denuncias para empresas de más de 50 empleados. Algunos ejemplos de organizaciones a las que se les exige o se les recomienda la creación de un canal ético son:

• Empresas cotizadas en bolsa: las empresas que cotizan en bolsa están obligadas por ley o por regulaciones de la bolsa, a tener un canal de denuncias para informes sobre violaciones de la ley o de las políticas de la empresa.

• Empresas con contratos en el sector público: En algunos casos, las empresas que tienen contratos con el gobierno pueden estar obligadas a tener un canal de denuncias, como parte de los requisitos de cumplimiento legal y regulatorio de la administración pública

• Instituciones financieras: como bancos, entidades crediticias y compañías de seguros; pueden estar obligadas por ley y prácticas sectoriales, a tener un canal de denuncias para informes de actividades ilegales, como el blanqueo de capitales.

• Organizaciones sin ánimo de lucro: en algunos casos, las organizaciones sin fines de lucro, como fundaciones u ONG’s pueden estar obligadas a tener un canal de denuncias para promover el comportamiento ético y la transparencia.

Funcionamiento de un canal de denuncias

El funcionamiento de un canal de denuncias puede variar según la organización y el tipo de denuncia que se quiera declarar. Es importante que la organización establezca políticas claras y coherentes sobre el funcionamiento del canal de denuncias y que las comunique a todos los empleados y partes interesadas. La organización también debe garantizar que el canal de denuncias sea accesible y confidencial, y que se tomen medidas para proteger a los denunciantes de represalias.

La Ley 2/2023 establece que los canales de denuncia deben cumplir con ciertos requisitos y procedimientos para su correcto funcionamiento. A continuación, se describen algunos de los aspectos más importantes sobre cómo funciona un canal de denuncias según esta ley:

• Accesibilidad: El canal de denuncias debe estar accesible para los denunciantes, tanto de forma interna como externa a la entidad, mediante diferentes canales de comunicación (correo electrónico, teléfono, formulario online, etc.).

• Confidencialidad: El canal de denuncias debe garantizar la privacidad de los denunciantes y la confidencialidad de las denuncias, protegiendo la identidad y los datos personales de los afectados. La confidencialidad también se aplica a la información que se recopila durante la investigación.

• Anonimato: Los denunciantes deben tener la opción de presentar denuncias de forma anónima. No obstante, se les recomienda que se identifiquen para que se les pueda proporcionar información sobre el estado de la investigación.

• Claridad procedimental: La organización debe establecer procedimientos claros y detallados sobre cómo se reciben, registran, gestionan y resuelven las denuncias. Los procedimientos deben ser fácilmente accesibles y comprensibles para los denunciantes.

• Investigación: Las denuncias deben ser tratadas de manera adecuada e imparcial, con la intervención de personal especializado en la gestión de denuncias y/o cumplimiento normativo; garantizando que las pruebas y la información sean suficientes y relevantes.

• Informe: En caso de ser necesario, la organización debe proporcionar un informe detallado a los denunciantes y a la autoridad competente, sobre las medidas tomadas y los resultados obtenidos tras la investigación.

• Protección: Los denunciantes y las personas involucradas en la investigación deben estar protegidos contra cualquier represalia o consecuencia negativa, por presentar una denuncia de buena fe.

• Formación: La organización debe proporcionar una formación adecuada a su personal para promover una cultura ética y de integridad y para que sepan cómo actuar, en caso de detectar una conducta inapropiada.

Responsable del canal de denuncias

Dependiendo de la estructura y el tamaño de la organización, así como de las reglas y normas aplicables, la gestión de un canal de denuncias puede ser responsabilidad de diferentes partes dentro de una organización. Las opciones más habituales son:

• Departamento de cumplimiento: En algunas empresas, el departamento de cumplimiento es responsable de administrar el canal de denuncias y de investigar los informes recibidos. Esto se debe a que el departamento está diseñado para garantizar que la organización cumpla con las leyes y regulaciones aplicables, y que las políticas y procedimientos internos sean respetados.

• Departamento de recursos humanos: El departamento de recursos humanos puede ser responsable de gestionar el canal de denuncias, especialmente si las denuncias se refieren a asuntos de acoso, discriminación u otras cuestiones relacionadas con el empleo.

• Una subcontrata: En algunos casos, las empresas pueden contratar a otra entidad, como una firma de abogados o una empresa especializada en canales de denuncias, para gestionarlo. Esto puede ayudar a garantizar que los informes se manejen de manera confidencial y que se realice una investigación objetiva.

• Comité de auditoría: En las empresas cotizadas en bolsa, el comité de auditoría puede ser responsable de supervisar el canal de denuncias y de garantizar que se tomen medidas apropiadas para abordar los informes recibidos.

Es importante que la persona o el equipo responsable de gestionar el canal de denuncias tenga la experiencia, la capacidad y la independencia necesarias para manejar las denuncias de forma adecuada y efectiva. La gestión de un canal de denuncias también debe ser transparente y estar en línea con las políticas y procedimientos internos de la organización, así como con los requisitos legales y normativos

¿Quién puede utilizar un canal de denuncias?

En general, cualquier persona puede utilizar un canal de denuncias. Esto puede incluir empleados, pero también clientes, proveedores, contratistas, o inversores, entre otros.

Es importante destacar que muchas entidades tienen políticas y procedimientos que limitan el uso del canal de denuncias a ciertos tipos de denuncias o a ciertas personas dentro de la organización. Por ejemplo, es posible que un canal de denuncias esté diseñado en exclusiva para informar sobre casos de acoso sexual, o discriminación en el lugar de trabajo y que sólo los empleados puedan presentar este tipo de denuncias.

También es común permitir la presentación de denuncias anónimas, aunque esto puede variar según la organización y la naturaleza de la denuncia. En algunos casos, se puede requerir que los denunciantes proporcionen información adicional, para permitir que se realice una investigación adecuada.

En todo caso, es básico que la organización establezca políticas claras y coherentes sobre el uso del canal de denuncias y que las comunique a todos los empleados y partes interesadas de forma clara y efectiva.

Beneficiarios de un canal de denuncias

Un canal de denuncias beneficia a múltiples interesados

• La organización: Un canal de denuncias permite a la organización detectar y abordar rápida y eficazmente posibles infracciones, irregularidades o conductas poco éticas, lo que puede contribuir a prevenir riesgos legales y reputacionales. Además, una cultura de denuncia abierta y transparente puede mejorar la confianza de los empleados, clientes y colaboradores de la organización.

• Los empleados: Un canal de denuncias puede ser una herramienta valiosa para los empleados que quieran informar sobre prácticas inapropiadas o comportamiento ilegal dentro de la empresa. Esto puede mejorar el ambiente de trabajo y aumentar la seguridad laboral.

• Terceros: Un canal de denuncias puede permitir a clientes y proveedores y grupos de interés informar sobre posibles prácticas ilegales o inadecuadas de la organización, lo que puede ayudar a proteger los derechos de los consumidores y mejorar la calidad de los productos y servicios y proteger la economía y a la sociedad, en su conjunto.

Perjudicados por un canal de denuncias

A priori, la creación de un canal de denuncias no debería perjudicar a nadie si se implementa adecuadamente y se promueve una cultura de transparencia y ética empresarial. Sin embargo, es posible que algunas personas o grupos se sientan incómodos o resentidos con la existencia de un canal de denuncias, especialmente si creen que la organización está tratando de controlar o vigilar a sus empleados o colaboradores. Cualquier persona o grupo que se beneficie de prácticas poco éticas o ilegales dentro de la organización puede sentirse perjudicada por la existencia de un canal de denuncias. De todas formas, es importante recordar que un canal de denuncias bien diseñado y administrado no busca acusar o castigar a nadie en particular; sino identificar y prevenir prácticas inapropiadas y proteger a todos los interesados de posibles riesgos legales y reputacionales.

El canal de denuncias y la confidencialidad

Un canal de denuncias puede implementar varias medidas para proteger la confidencialidad de las denuncias que gestiona; algo fundamental para alentar a los denunciantes a hacer una denuncia de buena fe, sin temor a represalias. Algunas de estas medidas son: el anonimato, el acceso restringido a la denuncia - de manera que sólo el personal adscrito al canal de denuncias puede acceder a la información - y cifrar y codificar las comunicaciones entre el denunciante y la organización, para proteger la credibilidad del sistema y proporcionar una gestión y resolución de denuncias confidencial. 

El canal de denuncias y el Reglamento General de Protección de Datos de la UE RGPD

La implementación de un canal de denuncias implica el tratamiento de datos personales de los denunciantes, lo que está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD). Mostramos a continuación algunas medidas que un canal de denuncias puede aplicar para cumplir con las exigencias del RGPD:

• Consentimiento del denunciante: Antes de recopilar, procesar o almacenar datos personales, el denunciante debe dar su consentimiento explícito e informado para tal fin.

• Derechos de los denunciantes: El canal de denuncias debe informar a los denunciantes sobre sus derechos según el RGPD, como el derecho a acceder, rectificar o eliminar sus datos personales. Los denunciantes también deben ser informados de que tienen derecho a presentar una denuncia ante una autoridad de protección de datos si creen que sus derechos no se están respetando.

• Seguridad de datos: El canal de denuncias debe tomar medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad de los datos personales de los denunciantes. Esto puede incluir la encriptación de datos, la restricción de acceso a los datos y la formación del personal en materia de seguridad de datos.

• Protección de datos sensibles: En caso de que se manejen datos sensibles, como información sobre salud o convicciones religiosas, el canal de denuncias debe tomar medidas adicionales para garantizar su protección y cumplir con las normas del RGPD para este tipo de datos.

• Periodo de retención: Los datos personales deben ser retenidos por el canal de denuncias durante el tiempo necesario para cumplir con el propósito para el cual fueron recopilados y de acuerdo con las disposiciones del RGPD.

Canal de denuncias y gestión documental 

¿Se puede crear un canal de denuncias con un software de gestión documental?

Sí, es posible y, si no lo tienes, es altamente recomendable que te hagas con uno. Los sistemas de gestión documental como OpenKM son herramientas que permiten la gestión eficiente de los documentos y la información de una organización, incluyendo los registros de las denuncias.

Un canal de denuncias creado con el software de gestión documental OpenKM permitiría la recepción, seguimiento y gestión de las denuncias de manera centralizada y en línea, con funciones como:

• Registro y seguimiento de las denuncias: OpenKM puede permitir el registro de las denuncias recibidas, su clasificación, asignación y seguimiento.

• Notificación de actualizaciones: El software de gestión documental de OpenKM  envía notificaciones a los interesados sobre el estado de las denuncias, las investigaciones en curso y las resoluciones.

• Seguridad y confidencialidad: El sistema de gestión documental de OpenKM proporciona altos niveles de seguridad y privacidad, lo que garantiza la confidencialidad de las denuncias y protege a los denunciantes.

• Registro y seguimiento de acciones: OpenKM puede permitir la gestión de las acciones tomadas en respuesta a las denuncias, así como la documentación de las medidas adoptadas.

Es importante que el software de gestión documental esté configurado adecuadamente para cumplir con las normativas de protección de datos y privacidad, así como para asegurar la integridad y confidencialidad de las denuncias recibidas. Si necesita incluir un canal de denuncias en su organización, no dude en ponerse en contacto con nosotros.