Cómo compartir y distribuir contenidos en un ECM

Cómo compartir y distribuir contenidos en un ECM

Escrito por Ana Canteli el 6 de marzo de 2020

La acumulación de información y datos que aqueja hoy en día a cualquier organización, hace indispensable determinar qué cantidad de información es válida y durante cuánto tiempo lo es; para saber qué no lo es y por tanto deshacerse de ella. Además, de aquella información que es válida, las empresas deben saber cuándo y cómo utilizarla. Gestionar adecuadamente la información que poseen mejorará las relaciones con sus clientes, e incluso la experiencia laboral de sus empleados, lo que redundará en beneficios y ventajas para todos los implicados. De hecho la necesidad de mejorar resultados, lleva a muchas empresas a implementar soluciones de gestión de contenido empresarial - ECM por sus siglas en inglés ( enterprise content management ).

¿ Qué es un ECM ?

Un sistema de gestión de contenidos empresariales es un software que sirve para acceder y gestionar la información, ya sea esta estructurada o no estructurada, con el objetivo de alcanzar las metas de la organización eficientemente, mientras se garantiza el cumplimiento normativo. La gestión de contenidos empresariales abarca las necesidades de gestión documental, gestión de contenidos web, gestión de procesos de negocio y necesidades de colaboración. Y es que en sus inicios, los enterprise content management se limitaban a los sitios web. Con el paso del tiempo, se fueron añadiendo más funcionalidades, dotando al ecm de una nueva dimensión. Así en la actualidad, se puede definir la gestión de contenidos empresariales como el conjunto de servicios, tecnologías y funcionalidades que controlan y gestionan todo el ciclo de vida de los contenidos, desde la creación o captura, pasando por la edición, revisión o aprobación, hasta la recuperación, distribución, preservación o eliminación de los mismos.

Sin un medio para capturar y organizar los contenidos empresariales adecuadamente, el flujo de información dentro de la organización puede estancarse o incluso ser la fuente de problemas más graves. La gestión de contenido empresarial debe ofrecer una cobertura completa al ciclo de vida documental; de otra forma los documentos desactualizados, pueden crear confusión y ser el germen de incidentes difíciles de preever.

De hecho la cantidad de casuísticas en las que puede estar envuelta una organización, pueden resumirse de la siguiente manera:

• Los empleados no disponen de información precisa en el momento y lugar en el que la necesitan para trabajar de forma eficaz.

• Se invierte una cantidad de tiempo apreciable en buscar y encontrar contenidos debido a diversas causas ( se sabe de la existencia de un documento, pero no se sabe dónde, o no existen criterios claros de clasificación o medios de búsqueda adecuados ).

• Existe una gran variedad de contenidos: desde documentos a registros, pasando por e-mails, vídeos, imágenes, informes, formularios… que pueden estar en cualquier formato y/o versión.

• La gestión de contenidos no ofrece garantías de seguridad: los controles de acceso, edición o eliminación son insuficientes.

• No se conoce con exactitud el volúmen o estado de los contenidos de la empresa, lo que hace difícil o imposible determinar la actualización de los mismos.

• Falta integración de procesos que afectan directamente la coordinación y colaboración de los empleados, así como la distribución adecuada de los contenidos.

¿ Cuál es el mejor sistema de gestión de contenido empresarial ?

Elegir la mejor solución ecm para la empresa obviamente, depende de varios factores, algunos de ellos ambientales y fuera del control de la organización, pero otros sí lo estarán y son esos los que la organización debe tener en cuenta al apostar por una estrategia de contenido empresarial.

El sistema de gestión de contenido empresarial debe permitir a la entidad alcanzar un triple objetivo:

• Maximizar el aprovechamiento de la información existente. Esto mejorará directamente la marcha del negocio reduciendo ineficiencias, ahorrando tiempo y dinero.

• Mejorar el servicio al cliente, objetivo primordial de cualquier organización, ya sea una entidad privada o administración pública.

• Retorno de la inversión: la adquisición de un enterprise content management no debería tratarse como un gasto, si no como una inversión que beneficie a todos los integrantes de la organización.

OpenKM, como sistema ecm - enterprise content management - puede contribuir a la obtención de ese triple objetivo a través de:

• La digitalización, gestión de archivos y activos digitales: OpenKM ofrece las herramientas necesarias para la captura y digitalización de contenidos, sea cual sea el formato y tipo de archivo. El administrador podrá actualizar el repertorio de contenidos soportados por el sistema, cuando sea necesario y el plan de archivo, garantiza el control sobre el ciclo de vida de los contenidos, desde su creación o captura al almacenaje en condiciones de seguridad, pasando por la eliminación de acuerdo a los protocolos de la entidad.

• Gestión documental: una vez el contenido es creado o capturado en OpenKM, los usuarios disfrutarán de funcionalidades de edición, herramientas de colaboración, comunicación y distribución que les permitirán trabajar con los documentos, registros y contenidos de diversa índole, cuando y donde lo necesiten.

• Gestión de procesos de negocios: Los workflows o motores bpm, son hoy en día, una funcionalidad más entre el conjunto de herramientas que ofrecen los ECM. OpenKM contiene un motor de flujos de trabajo que permite trabajar con los procesos de negocios más sofisticados.

• Gestión de registros: OpenKM es también un sistema de gestión de registros electrónicos. Ofrece la plataforma tecnológica necesaria para gestionar este tipo de contenidos que requiere un tratamiento especial en materia de seguridad en cuanto a creación, control, almacenamiento, condiciones de búsqueda, etc.

• Búsqueda y recuperación: el motor de búsqueda de OpenKM permite a los usuarios encontrar cualquier contenido, gracias a cualquier palabra que forme parte del archivo, junto con otros atributos: palabras clave, sección del repositorio en el que esté alojado, rango de fechas, idioma, autoría, título, descripción, categoría, tipo mime, notas o metadatos.

• Colaboración: los usuarios pueden estar en contacto a través del chat y utilizar las herramientas de colaboración y comunicación integradas en el gestor, desde la inserción de notas, palabras clave, categorías o relaciones a los contenidos, como el uso de extensiones foro, wiki o la inclusión de metadatos, que añaden información relevante y de valor a todos archivos con los que trabaja el personal.

• Publicación y Distribución de contenido: OpenKM, a través de la plataforma KCenter, permite la customización del sistema para crear, diseñar, editar, publicar y distribuir contenido web para uso de la empresa. Este contenido digital puede servir para mantener las relaciones y la comunicación con nuestros clientes, proveedores, pero también con los miembros de la entidad.

• Seguridad, gestión del riesgo y gobernanza de la información: la seguridad en OpenKM se aplica en 3 niveles diferentes que permiten articular las reglas y políticas de permisos de la entidad, que a su vez definen el régimen de acceso y uso de los contenidos. Supone una característica fundamental que debe tener cualquier sistema de gestión de contenido empresarial que se precie.

• Integración: OpenKM, gracias a su completa API y los SDK’s en Java, PHP y .NET. ofrece el conjunto de herramientas necesario para garantizar la integración del software de gestión de contenido con cualquier tercera aplicación.

• Ayuda y soporte: al decidirse por un proveedor de soluciones enterprise content management es importante comprobar las condiciones de cobertura y soporte que ofrece la entidad. OpenKM es un proyecto de soluciones de gestión documental de tecnología propietaria consolidado desde 2004, en el que los creadores del software continúan ofreciendo soporte a sus clientes

¿ Cómo distribuir contenido digital ?

Plantearse la distribución de contenido tiene sentido, sobre todo cuando has trabajado duro para crear contenido de calidad y no quieres que se quede apartado en un rincón. Para ello, crear un plan de contenido, es un paso sin el cual, la estrategia de marketing de la organización difícilmente alcanzará sus objetivos. El plan de contenido ayuda a ser más creativos y efectivos en la distribución de contenido y obtener diversos objetivos, como mejorar la posición de marca, crear relaciones de influencia, benchmarking, compromiso de la audiencia y crear y mantener una sólida y fiable reputación digital.

El sistema de gestión documental OpenKM puede ser utilizado como plataforma de creación y distribución de contenidos. Nuestros empleados y colaboradores pueden acceder al sistema y en su sesión crear los contenidos, sin que el formato o la extensión sean una limitación. Además, a través de automatismos, podemos fijar protocolos de calidad o aprobación de los nuevos contenidos, para hacerlos accesibles al público general cuando éstos hayan llegado a la versión final. Incluso, gracias a la integración de OpenKM con Twitter, podemos twittear el nuevo contenido y contactar en tiempo real con nuestras audiencias en otras redes sociales.

La creación de contenido por parte del área de marketing y ventas puede ser distribuido, a parte de a nuestros clientes - actuales y potenciales - a otra serie de beneficiarios que bien podrían pasarnos desapercibidos. Los contenidos pueden ser una fuente de información de alta calidad sobre nuestros productos y servicios que enriquecen los argumentos y razonamientos comerciales del personal de ventas. En la relación con nuestros clientes, la distribución de contenidos puede ayudarnos a educar, nutrir y mejorar la relación de compromiso e incluso neutralizar las posibles objeciones que pueda tener. El seguimiento de la relación con nuestros clientes, puede ser incluso una fuente de mejora continua para la organización.

Creando una estrecha relación entre marketing y ventas podemos crear relaciones mutuamente beneficiosas de forma que la creación de contenidos prepare y allane el camino para identificar clientes potenciales. Podría derivar en una entrevista a incluir en un nuevo contenido. En el momento en el que se distribuye es aconsejable compartirlo con ellos, mejorará la relación mientras que ellos apreciarán la oportunidad de ser citados.

La creación de contenidos de calidad para su posterior publicación, supone en muchos casos, la inversión de una apreciable cantidad de tiempo y recursos en la obtención de datos relevantes que corroboren la información que confeccionamos, ya sea para el departamento comercial, marketing, o en la preparación de propuestas. Se recomienda citar las fuentes utilizadas, pero también puedes aprovechar para informar sobre tus propias conclusiones basadas en estudios internos. Y es que el software de gestión documental de OpenKM con su funcionalidad informes nos permite obtener datos fiables en relación a cualquier aspecto que sea de nuestro interés.