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Cómo mejorar la comunicación entre empresas

Escrito por Luis Novoa el 17 de abril de 2020

La comunicación entre empresas y por extensión el intercambio de documentos supone un reto para la mayoría de las compañías.

La comunicación entre clientes y proveedores es un proceso crítico que persigue el establecimiento de procesos eficaces y relaciones persistentes en el tiempo.

Sin embargo, llevar a la práctica este concepto con éxito no resulta fácil, ya que factores como la pérdida de documentación física, una mala organización en la gestión de la documentación, retrasos en la respuesta de correos, entre otros, tienen como consecuencia que la comunicación entre cliente y proveedores no fluya correctamente.

Intercambio electrónico de documentos

Un sistema de gestión que permita el Intercambio de documentos electrónicos tiene por objetivo agilizar la comunicación entre clientes y proveedores de una forma más segura, rápida y económica.

Las empresas "delegan" esta responsabilidad y pueden emplear mejor sus recursos en el negocio.

Beneficios:

  • Ahorro de documentación física entre cliente-proveedor.
  • Ahorro de tiempo y automatización de procesos para generar pedidos, facturas, informes, etc.
  • Seguridad en la inserción de datos, manipulación y pérdida de información.
  • Eliminación de correos electrónicos como vía de comunicación principal.
  • Mejor organización de la documentación.
  • Rápido acceso a la documentación.
  • Ayuda a las empresas a fortalecer sus relaciones con sus clientes-proveedores.
  • Eliminación de barreras por el idioma. A través del software se podrá gestionar toda la documentación requerida entre clientes-proveedores de diferentes países.

¿Cómo conseguir una relación win-win entre clientes y proveedores?

El concepto "win-win" tiene como principal finalidad llegar a un equilibrio de interés entre el cliente y el proveedor: "si ganan mis clientes, yo también gano".

Esto produce un impacto beneficioso y por lo tanto mejora la calidad de los servicios y proceso de negocio por ambas partes.

Podemos enumerar los aspectos más importantes a la hora de lograr una relación win-win:

  • Empatía corporativa e interpersonal.
  • Transparencia.
  • Definir objetivos mutuos.
  • Respecto y honestidad.
  • Tener claramente establecidos elementos como condiciones de pago, precios y garantías de los servicios.

Todo esto formará parte de unos cimientos construidos entre la empresa, sus clientes y proveedores. Influyendo positivamente no sólo en área económica, sino también en la calidad de los productos y satisfacción de los consumidores.

No debemos pasar por alto el uso de redes sociales (Facebook, Linkedln, YouTube, Twitter...), sistemas de predicción y minería de datos (inteligencia artificial, Big Data), integración de los servicios en la nube etc. Todos estos servicios son complementarios y contribuyen a mantener una relación más cercana y de confianza con el cliente-proveedor.

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