Cómo optimizar la colaboración con un software de gestión documental

Escrito por Ana Canteli el 29 de mayo de 2023

La colaboración efectiva en un entorno empresarial requiere una comunicación clara y oportuna, algo esencial para el éxito de cualquier organización. Esto, cómo no, requiere una gestión de documentos ágil y segura y de una gestión eficiente de las tareas y actividades relacionadas con los documentos. Para ello, un sistema de gestión documental como OpenKM ofrece diferentes opciones que se adaptan a los casos de uso más habituales.

Edición en línea 

La edición en línea de documentos a través de un software de gestión documental ha surgido como una poderosa herramienta para mejorar la colaboración y la productividad. El software de gestión documental de OpenKM optimiza la colaboración entre miembros de una organización, pero también entre esta y sus clientes y proveedores, permitiendo la edición simultánea de documentos, proporcionando acceso controlado y seguro a la información y fomentando la comunicación en tiempo real.

Uno de los desafíos comunes en la colaboración es la gestión de documentos compartidos. Anteriormente, el intercambio de documentos implicaba el envío y recepción de versiones actualizadas, lo que generaba confusión y retrasos. Sin embargo, con un software de gestión documental, esto se supera mediante la función de edición en línea. La edición en línea permite a múltiples usuarios acceder y editar el mismo documento simultáneamente; si este es el escenario que se desea. Porque el sistema de gestión documental de OpenKM ofrece varios métodos de edición en línea. El Live Edit de OpenKM, permite la edición en línea, protegiendo la edición del usuario de sobrescritura por parte de otros usuarios con derechos de edición sobre el documento. OpenKM también incluye un editor online, que facilita la edición simultánea de un mismo documento entre varios usuarios. En este caso, el usuario que ha compartido la edición es el responsable de guardar la nueva versión del documento. Ambas opciones facilitan la colaboración en tiempo real, ya que los cambios realizados por un usuario se reflejan de inmediato para todos los demás participantes. Al permitir la edición en línea, OpenKM contribuye, mediante la edición online, a agilizar el proceso de revisión y aprobación, reduce los tiempos de espera y mejora la eficiencia en la colaboración entre todas las partes interesadas.

Historial y control de versiones

Actualizar contenidos empresariales mediante la edición en línea, supone mantener el historial de versiones de dichos contenidos. En OpenKM los usuarios podrán acceder al histórico del archivo. De esta forma, se pueden ver todas las versiones por las que ha pasado un documento; las fechas, los autores, el cambio en el tamaño del archivo, etc. Así, si es necesario, se podrá recuperar una versión diferente a la actual. Además, en OpenKM se pueden crear nuevas versiones, no sólo mediante la edición en línea del cuerpo del archivo: también se registran como nuevas versiones de un documento, los cambios efectuados al asignar un grupo de metadatos, o actualizar sus valores. Para facilitar aún más el control del ciclo de vida del documento, los usuarios podrán comparar diferentes versiones de un mismo archivo. Si hay diferencias, OpenKM las destacará en rojo, tanto si estás se ven el cuerpo del archivo, como si dependen de los metadatos vinculados a él. Así, en un simple vistazo, el usuario puede ver los cambios realizados por cada autor.

Política de seguridad granular

Hemos visto que podemos facilitar al máximo la colaboración entre usuarios y el acceso a los contenidos guardados en OpenKM. Sin embargo, esto no quiere decir que cualquiera pueda hacer lo que quiera. Cada usuario dentro de OpenKM, navegará dentro del sistema en función del perfil y los roles asignados por el administrador. A su vez, el sistema permite definir la política de seguridad documental a nivel granular. Podemos definir una seguridad para una carpeta, y restringir más los permisos relacionados con una subcarpeta, o ciertos documentos dentro de la subcarpeta. La política de seguridad se puede extender, incluyendo más características, gracias a las posibilidades de customización que proporciona la documentación. Así contemplamos todos los casos de uso que puedan darse.

Notificaciones, notas y servicio de suscripción

Los servicios de notificaciones, notas y suscripción pueden optimizar la colaboración al mantener a los usuarios informados en tiempo real sobre los cambios en los documentos, facilitar la comunicación y agilizar las tareas.

Cuando se realiza una modificación o se actualiza un documento, el software de gestión documental OpenKM, mediante el servicio de suscripción, envía notificaciones automáticas a los miembros suscritos al contenido. Estas notificaciones pueden enviarse por correo electrónico o a través de mensajes internos dentro del software. Al recibir notificaciones de cambios y actualizaciones, los usuarios pueden estar al tanto de las últimas modificaciones sin tener que consultar continuamente los contenidos.

La inserción de comentarios en las notas vinculadas a los contenidos facilita el intercambio de ideas y la resolución de problemas. La inserción de una nota, sobre un contenido al que alguien está suscrito, promueve una comunicación más rápida y eficiente.

Estas fórmulas de comunicación permiten una colaboración más ágil y eficiente, ya que los usuarios pueden responder rápidamente a los cambios y mantenerse sincronizados. Otros beneficios que aportan las notas, las funcionalidades de suscripción y notificación es que reducen la duplicación de esfuerzos y mejora la eficiencia del equipo.

Sellos, estampados y opciones de firma

Los avances tecnológicos han llevado a la implementación de servicios de estampado, firma electrónica y firma digital en los software de gestión documental

El estampado de documentos es una opción disponible en OpenKM que permite agregar sellos, marcas de agua, incluso códigos de barras a los documentos dentro del software de gestión documental. Estos sellos pueden guardar información relevante en forma de metadatos, como la fecha y hora de creación o modificación del documento, el estado de aprobación o cualquier otra información que se desee.

El estampado facilita la colaboración al proporcionar un registro de los cambios y la evolución del documento a lo largo del tiempo. Así, los colaboradores pueden ver fácilmente cuándo se realizaron modificaciones, qué versión es la más reciente y otros detalles importantes.

Además, la funcionalidad de estampado puede ser útil en procesos de aprobación y cumplimiento normativo, se agilizan los procesos de negocio y se reduce el riesgo de errores o retrasos en la colaboración con clientes, proveedores y administraciones públicas.

En cuanto al evento de firma, OpenKM ofrece un cliente de firma electrónica donde se aloja el certificado de firma digital del usuario. Dicha funcionalidad, se puede utilizar en combinación con cualquier otra funcionalidad disponible en OpenKM. Es decir, en cualquier modalidad de firma, el usuario puede seleccionar uno o varios contenidos y firmarlos, o, mediante automatismos, OpenKM puede solicitar la firma de un usuario ante un evento dado - la documentación ya está lista, y sólo falta la aprobación del interesado, que este demuestra mediante el acto de firma -.  En OpenKM también existe la opción de firma remota. En estos casos, el usuario firmante no necesita tener un certificado de firma digital. Se le da acceso a la documentación alojada en OpenKM, que puede comprobar en su integridad a través de su dispositivo electrónico inteligente. El usuario inserta a mano su rúbrica a través del dispositivo táctil y OpenKM registra la nueva versión firmada del documento, con todos los metadatos de firma. Los usuarios podrán ver en la previsualización la nueva versión del documento donde será visible la firma trazada por el beneficiario.

Gestor de tareas

OpenKM ofrece una solución completa para optimizar la colaboración al mantener un seguimiento organizado de las actividades, asignar responsabilidades y agilizar los procesos de negocio.

El gestor de tareas de OpenKM permite una planificación eficiente al organizar y priorizar las tareas relacionadas con los documentos. Los usuarios pueden crear listas de tareas, establecer fechas límite y asignar contenidos para garantizar una gestión adecuada de los proyectos.

La planificación de tareas en OpenKM ayuda a optimizar la colaboración al proporcionar una visión clara de las actividades pendientes y los plazos establecidos. Los equipos pueden anticiparse a los próximos pasos, identificar posibles cuellos de botella y garantizar una distribución equitativa de las responsabilidades.

Al asignar tareas de manera transparente, se mejora la colaboración, ya que cada miembro del equipo sabe exactamente qué se espera de ellos y cuál es su papel en el proyecto. Además, los gestores de tareas también pueden incluir instrucciones detalladas, plazos y prioridades, lo que facilita el entendimiento y la ejecución de las tareas asignadas.

Por otro lado, los miembros del equipo pueden actualizar el estado de las tareas asignadas, indicar si han sido completadas o si están en curso. Además, el seguimiento de avances en el gestor de tareas permite una comunicación más efectiva entre los miembros del equipo. Los responsables pueden obtener actualizaciones periódicas sobre el estado de las tareas y brindar apoyo adicional si es necesario.

Workflow

Finalmente, la funcionalidad de flujos de trabajo, puede optimizar la colaboración en la gestión documental de una entidad, ya que crea un cauce unívoco y ordenado de fases y etapas por las que avanza la documentación y con ella se organizan las tareas que se van asignando a los usuarios.

Capacitación y formación

Es un servicio que ofrecen los mejores proveedores de gestión documental. La formación y capacitación es fundamental a la hora de garantizar una implementación adecuada en el contexto de cualquier organización. Con OpenKM Academy los usuarios de distintos perfiles encuentran su programa formativo adaptado a sus necesidades. Puede comenzar echando un vistazo al curso básico usuario final. Es gratis.