Digitalización certificada

Crítica a la digitalización certificada

Escrito por Gaspar Palmer el 22 de mayo de 2020

Por muchos años que pasen nunca dejará de sorprenderme cómo la administración pone todos los palos en las ruedas que puede a las empresas que se encuentran bajo su yugo, creando situaciones que son poco menos que surrealistas. Nos parece, si cabe, más ilógico que viviendo la crisis pandémica que estamos sufriendo todos, esto no quede debidamente clarificado; ya que ello evitaría que se compartieran documentos en papel que pueden incluso ser un vehículo de contagio.

Aún nos encontramos en muchos entornos de empresa la disyuntiva de mantener nuestras facturas en papel, disponibles para inspección, o transformarlas y mantenerlas en formato digital. Parece poco razonable que la respuesta a la situación anterior no sea la segunda alternativa por las ventajas que ello conlleva. Por lo tanto, recomendamos fomentar la digitalización de los documentos comerciales, tributarios o de gestión de cualquier organización. Las razones que amparan dicha recomendación son múltiples, pero se pueden agrupar en tres grandes categorías:

• Mejora de la eficacia administrativa de la organización.
• Reducción de costes en la conservación de documentos originales.
• Incremento de la seguridad a nivel de recuperación de datos en caso de siniestros y en el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

La legislación

La legislación española consideró hace unos años protocolizar el proceso de facturación a través del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre que consolidaba la posibilidad de remitir las facturas por medios electrónicos. Igualmente, tras la publicación de la norma EHA 962/2007 de 10 de abril cabe la posibilidad de destruir las facturas recibidas en papel, si previamente se ha realizado un proceso de digitalización certificada que obtiene copias digitales firmadas electrónicamente. Este proceso demanda un software homologado que utiliza un certificado digital y que permite conservar las facturas escaneadas. Esto resuelve una de las dudas frecuentes en los ámbitos de las administraciones públicas,  respecto a la exigencia de conservación de originales que impone la normativa y que se exige desde la IGAE (la Intervención General de la Administración del Estado).

Crítica

Todo lo relativo a la legislación, expuesto en el párrafo anterior, solo ha servido para crear confusión en procesos que, por su propia naturaleza , están suficientemente clarificados.

Somos partidarios de la digitalización de facturas, así como de cualquiera otra documentación. Es más, consideramos que su emisión en  formato digital incorpora demasiadas ventajas que no pueden ser despreciadas. Ahora bien, no consideramos una ventaja añadir el atributo de "certificada" tal y como propone la legislación española. Hay que tener en cuenta que una factura incorpora una traza de verificación por definición. Si la hemos abonado, podemos solicitar una copia auténtica de la misma, en última instancia, a nuestro proveedor. Consideramos que la disposición de un sistema de gestión documental como OpenKM , que proporciona una pista completa de auditoría sobre todos los movimientos - incluso por documento - realizados en su entorno, facilita mayor valor añadido a la hora de verificar la autenticidad de los documentos que están en su poder, sin desprecio de aquellos que se han incorporado a su repositorio por vías distintas al escaneado. Sin olvidar que a través de un buen uso del mismo, y del respaldo obligado, permite garantizar su conservación.

La digitalización de facturas es un ejercicio simple de inmediato aprovechamiento y mayor rendimiento. Escaneando un documento disponemos de un PDF, fiel al original y dotado de otros atributos que lo hacen muy superior al documento en papel, en cuanto a acceso, durabilidad, conservación, consumo de recursos (tiempo y espacio) y posibilidades de difusión, entre otras ventajas.

En nuestra opinión, el problema llega cuando la digitalización debe estar certificada siguiendo la estricta normativa española sobre factura electrónica y digitalización certificada. Lo que certificamos al firmar un documento electrónico es el "proceso de conversión" y no el "propio documento"; quiere decir que garantizamos que el documento resultante es fiel al introducido en el escáner, pero no garantizamos que lo introducido en el escáner sea legal, fiel, original, o como queramos definirlo.

Entorno europeo

En el contexto actual que nos sitúa dentro de la Unión Europea, vemos que no hay una normativa estandarizada para todos los países, sino que cada uno regula el documento electrónico de una manera diferente y es en España donde la regulación es más restrictiva y burocrática.

Tanto en Alemania como Francia, no exigen la certificación del documento digitalizado mediante un certificado digital; basta con convertir el papel en PDF u algún otro formato, con unas características determinadas de resolución (cualquier escáner o impresora multifunción cumple los requisitos). Y tenemos un documento legal que sustituye al papel y nos aporta una gran dosis de eficiencia. De manera sencilla, verificaremos su autenticidad con otros documentos (justificantes de pago, albaranes de entrada, de salida…) o con el testimonio de su emisor. Este proceso, realizado en el ámbito europeo, incorpora todas las ventajas arriba mencionabas, obviando los inconvenientes burocráticos y de procedimiento que la normativa vigente en España, lo que se denomina digitalización certificada, denunciamos su inutilidad y por lo tanto desechamos su uso por cuestión de coste y eficiencia. 

Fomentaremos siempre el uso de aplicaciones que permitan sostener la autenticidad de los documentos que se gestionan a través de ellas y en ese ámbito recomendaremos el uso de sistemas de gestión documental como OpenKM, teniendo siempre en consideración parámetros de operatividad y funcionalidad, es decir persiguiendo la máxima eficiencia.