Cuáles son las ventajas distintivas de un sistema de gestión documental

Cuáles son las ventajas distintivas de un sistema de un sistema de gestión documental

Escrito por Ashlie Lopez el 4 de septiembre 2020

Los documentos, ya sean en papel o electrónicos, son una parte integral de cualquier empresa, institución, etc. La gestión de documentos siempre ha sido un desafío, especialmente para aquellos que tienen que lidiar con ellos a diario. A diferencia de antes, cuando las personas solían explorar un conjunto de archivos para buscar una página, el software de gestión documental ha facilitado el almacenamiento seguro de tantos documentos como desee y también puede ayudarlo a encontrar el que necesita al instante. El gestor documental se está volviendo muy popular debido a los beneficios que ofrece y su uso a gran escala como por parte de una agencia de branding en Pakistán. Éstos son algunos de los beneficios clave que tienen los sistemas de gestión documental que seguramente le harán comprender por qué son imprescindibles para usted y su oficina o para el propósito que desee.

Espacio de almacenamiento reducido

No cabe duda de que la tecnología nos ha ayudado a actualizar los métodos tradicionales de trabajo. Anteriormente, solía haber grandes almacenes con enormes estanterías llenos de pilas de papeles y archivos. Cada año, para almacenar un número cada vez mayor de documentos, la gente solía adquirir varios armarios o estantes nuevos para satisfacer las necesidades. Sin embargo, ahora los sistemas de gestión de documentos electrónicos han erradicado todos estos problemas. Puede almacenar tantos documentos como desee sin tener que preocuparse por problemas de almacenamiento. La gestión de documentos online es mucho más práctica que el documento en papel y siempre hay espacio para aumentar el el almacenamiento.

Seguridad

La pérdida de documentos o el acceso a una persona no autorizada era relativamente fácil cuando se utilizaban salas de almacenamiento para mantener los documentos a salvo. Los sistemas de gestión documental han facilitado y mejorado la seguridad de archivos importantes;sólo puede acceder a ellos una persona autorizada. Esto también evita que la empresa invierta dinero en la construcción de salas de almacenamiento seguras y luego tenga que contratar guardias para aumentar la protección. No cabe duda de que el sistema de gestión de documentos electrónicos ha dado lugar a una mayor seguridad de los documentos importantes o confidenciales.

Organización y Gestión

La gestión y organización de documentos nunca ha sido tan fácil como lo han hecho los sistemas de gestión de documental. Ya no tiene que perder el tiempo buscando una hoja de papel; todo lo que necesita es escribir el nombre del documento y puede obtenerlo en fracciones de segundos. Puede clasificar y organizar fácilmente los documentos en carpetas y subcarpetas y puede nombrarlos como desee. Este patrón organizativo le ahorra mucho tiempo y encuentra instantáneamente el documento deseado. Cuanto más invierta en el mantenimiento de su sistema de gestión de documentos electrónicos, más probabilidades tendrá de obtener sus beneficios.

Acceso y uso compartido

El uso de un sistema de gestión documental en línea le permite acceder a sus documentos desde donde quiera y cuando quiera. Además, no tendrá que preocuparse por enviar correos electrónicos o utilizar otros medios para compartir el acceso a los documentos con otros miembros autorizados; en lugar de ingresar una contraseña o un ID de inicio de sesión individual, muchos usuarios que quieran pueden acceder a los documentos. Además, si desea compartirlo con un tercero, también puede hacerlo de forma segura con ellos. La mayor parte de sistemas de gestión de documentos electrónicos con integración de correo electrónico le permiten compartir de forma segura los documentos con las personas interesadas. El software de gestión documental es la mejor manera de mantener intacta la confidencialidad de la documentación en línea.

Copia de seguridad y recuperación

La mayoría de los sistemas de gestión de documentos electrónicos ofrecen opciones de copia de seguridad. Incluso si todos sus datos desaparecen debido a cualquier mal funcionamiento, siempre puede restaurarlos, a diferencia de antes; cuando la sala de almacenamiento se quemaba o se inundaba o si se destruía algún documento en papel,cuando era casi imposible recuperar la pérdida. Por el contrario, los documentos electrónicos se pueden restaurar en caso de un mal funcionamiento en el sistema de gestión documental porque la mayoría de ellos le permiten crear un archivo de respaldo para sus datos, por lo que incluso si pierde todos sus archivos electrónicos, puede recuperarlos fácilmente. La recuperación de datos ya no es un problema y eso beneficia al sistema de gestión de documentos electrónicos.

Supervisión

La mayoría de los gestores documentales le permiten monitorear cada una de las actividades realizadas o los cambios realizados en cualquier documento o qué usuario accedió a qué documento a través de las herramientas de control de versiones. Por ejemplo, puede ver fácilmente a qué documento accedió una determinada persona en qué momento y qué dispositivo se utilizó para acceder a ellos. Además, también puede rastrear si se realizan algunos cambios en cualquiera de los documentos y quién realizó esos cambios. El control de versiones realiza un seguimiento de los cambios mediante la creación de nuevos archivos con cambios en el transcurso del tiempo para que pueda ver cualquier versión editada que desee. Los sistemas de gestión documental a menudo se integran con los correos electrónicos y se le puede notificar cada vez que alguien inicia sesión y puede mantener un registro de todos los cambios realizados, a través de los correos electrónicos enviados a su cuenta. Un sistema de gestión de documentos electrónicos organizado de este tipo, mantiene toda la documentación en línea debidamente supervisada y obliga a las personas a trabajar con mayor precisión.

El tiempo es lo más valioso, entre otras cosas, especialmente cuando intentamos la máxima productividad en un horario de oficina limitado; y los sistemas de software de gestión documental nos ahorran mucho. A diferencia de los métodos tradicionales para almacenar documentos en un gran espacio, no tendrá que invertir dinero extra para proteger sus datos, sino que puede sentarse, relajarse y dejar que el software de gestión documental se encargue de ello. Además, el sistema de almacenamiento de documentos rápido y seguro no sólo ayuda al personal a trabajar de manera eficiente, sino que también aumenta la satisfacción del cliente, ya que tendrá la garantía de la seguridad de sus documentos. Todos los problemas relacionados con la dificultad para manejar documentos en papel son erradicados por el software de gestión documental. Un sistema tan organizado de almacenamiento de documentos electrónicos seguramente será beneficioso para usted y su oficina y podrá realizar cualquier modificación en cualquier momento que desee.

Biografía de la autora: Ashlie Lopez es una escritora experimentada;comenzó su carrera como escritora con Techvando. Escritora de día y lectora de noche, su pasión por ayudar a las personas en todos los aspectos del marketing online fluye a través la experiencia en la cobertura de la industria que ofrece.