Cumplir con el Real Decreto 933/2021: OpenKM, la Solución para el Sector de Hospedaje y Alquiler de Vehículos

Cumplir con el Real Decreto 933/2021: OpenKM, la Solución para el Sector de Hospedaje y Alquiler de Vehículos

Escrito por Ana Canteli el 5 de diciembre de 2024

El Real Decreto 933/2021 introduce requisitos rigurosos para la gestión y conservación de datos de clientes en actividades de hospedaje y alquiler de vehículos. Estas disposiciones buscan reforzar la seguridad ciudadana mediante la recopilación y registro de información personal sensible, garantizando su accesibilidad a las autoridades competentes cuando sea necesario.

Para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), estas obligaciones representan un desafío importante. Sin el software adecuado, cumplir con la normativa puede ser costoso, complicado y arriesgado. En este post, exploraremos cómo OpenKM, un software de gestión documental, puede ser la solución ideal para estas empresas, proporcionando un sistema seguro, eficiente y completamente adaptado a los requisitos legales.

Los Desafíos de Cumplir con el Real Decreto sin un Software Adecuado

1. Gestión Manual de Datos
   La toma y registro manual de datos aumenta el riesgo de errores y pérdida, lo que significa volver a hacer el trabajo. Además, dificulta la organización, localización y transmisión de información a las autoridades competentes, en los plazos establecidos. No hay que olvidar que tal transmisión, ha de realizarse, cumpliendo la protección de datos.
2. Conservación Insegura de Información
   Muchas empresas almacenan datos de clientes en sistemas obsoletos o no protegidos, exponiéndose a violaciones de seguridad y sanciones legales.
3. Altos Costes Operativos
   La falta de automatización en la gestión documental implica mayores gastos en tiempo y recursos humanos, lo que afecta directamente a la rentabilidad la empresa.
4. Falta de Conformidad con las Normativas
   Sin un sistema diseñado específicamente para cumplir con los requisitos del Real Decreto, es fácil incumplir aspectos legales críticos como el control de accesos, la trazabilidad y la retención de datos.

OpenKM: Una Herramienta Diseñada para Cumplir con el Real Decreto

Interfaz de Usuario Amigable y Automatización de Datos

OpenKM simplifica la recopilación de información mediante un formulario web dinámico que permite:

• Cubrir campos de metadatos requeridos por la normativa.
• Escanear documentos físicos (pasaportes, DNI, contratos) para extraer automáticamente los datos necesarios.
• Validar la información capturada, permitiendo al usuario corregir errores o aceptar la versión automática del formulario.

_{Ejemplo de formulario interactivo en OpenKM con campos de metadatos requeridos.}

Conservación y Seguridad de los Datos

• Los datos se almacenan en una base de datos centralizada y segura, cumpliendo con los estándares de protección de datos establecidos en la Ley Orgánica 7/2021.

• Las auditorías automáticas permiten rastrear cualquier acceso o modificación de los registros, asegurando total trazabilidad.

Acceso Controlado por Autoridades

En caso de requerimiento legal, OpenKM permite habilitar accesos temporales para las autoridades, cumpliendo con los plazos estipulados en el Real Decreto y garantizando que la información esté disponible de manera rápida y segura.

Casos de Uso: Soluciones de OpenKM en Acción

1. Hotel Boutique Familiar

Un pequeño hotel necesitaba cumplir con el Real Decreto, pero su sistema de gestión era completamente manual.

Solución con OpenKM:

• Implementaron un formulario web que permitía a los huéspedes ingresar sus datos antes de la llegada, o directamente al registrarse en la recepción mediante escáneres de documentos.

• Los datos eran organizados automáticamente en carpetas digitales protegidas.
• OpenKM gestionaba los permisos de acceso, habilitando informes automatizados en caso de inspección por parte de las autoridades.

Resultados:

• Reducción del 60% en el tiempo necesario para registrar a los huéspedes.
• Cumplimiento normativo completo, evitando multas y sanciones.
• Mejora en la experiencia del cliente al eliminar los formularios físicos tediosos.

2. Empresa Local de Alquiler de Vehículos

Una empresa familiar con 15 vehículos enfrentaba problemas para gestionar contratos de alquiler y proporcionar información requerida por la normativa.

Solución con OpenKM:

• Digitalizaron todos los contratos mediante escáneres conectados a OpenKM, que extraían automáticamente datos como nombres, números de identificación y fechas.
• OpenKM clasificaba los contratos por cliente y vehículo, facilitando búsquedas rápidas y eficientes.
• Configuraron permisos de acceso para las autoridades, reduciendo tiempos de respuesta en inspecciones legales.

Resultados:

• Reducción del 50% en costos administrativos.
• Mayor confianza de los clientes gracias a un sistema seguro y profesional.
• Cumplimiento total de los requisitos del Real Decreto, eliminando riesgos legales.

_{Vista de contrato digitalizado en OpenKM.}

Beneficios Clave de OpenKM para PYMEs

• Automatización de procesos: Reduce los errores y optimiza la gestión de datos.

• Cumplimiento normativo: Diseñado específicamente para adaptarse al marco legal español.

• Seguridad avanzada: Protege los datos frente a ciberataques y accesos no autorizados.

• Escalabilidad: Ideal tanto para pequeñas empresas como para organizaciones más grandes.

• Ahorro de costes: Optimiza recursos humanos y tecnológicos.

Conclusión

El cumplimiento del Real Decreto 933/2021 no tiene por qué ser una carga para las pequeñas y medianas empresas. Con OpenKM, las empresas en los sectores de hospedaje y alquiler de vehículos pueden transformar una obligación legal en una ventaja competitiva, automatizando procesos, mejorando la seguridad de datos y garantizando el cumplimiento normativo.

¿Quieres saber cómo OpenKM puede ayudar a tu empresa a cumplir con estas exigencias de manera segura y eficiente? Contáctanos hoy mismo para una demostración personalizada y descubre cómo optimizar tu gestión documental.