Desafíos de los sistemas de gestión documental

Desafíos de los sistemas de gestión documental

 Escrito por Amanda Lancaster el 1 de Octubre 2021

 ¿Quiere tener un negocio exitoso? Descubra los obstáculos más comunes a los que se enfrentan los sistemas de gestión documental actuales y haga todo lo posible para evitarlos.

Existe una solución de gestión.

Principales obstáculos para los sistemas de gestión documental

No es un secreto que todas las organizaciones manejan toneladas de papeleo. Todos estos documentos deben mantenerse en orden y ordenados en un lugar en particular. Con la rápida velocidad del desarrollo de sistemas digitales, las empresas tienen numerosas opciones para administrar todo el papeleo y disminuir los riesgos de perder documentos importantes. Por lo tanto, un sistema de administración de documentos es una parte crucial de toda infraestructura empresarial, especialmente en lo que respecta al  actual servicio de edición de currículums. Aún así, los sistemas de gestión de documentos actuales enfrentan varios desafíos. Miremos más de cerca cada uno de ellos.

Consistencia

Otro tema crítico para las organizaciones es el almacenamiento de documentos, especialmente cuando hay muchos. Se espera que los empleados utilicen cualquier método eficaz para guardar el documento en software de gestion documental. Tenga en cuenta que un sistema de gestión documental no puede funcionar sin coherencia. En pocas palabras, no será fácil dejar que el sistema funcione correctamente en caso de que los documentos no se completen, indexen y, por supuesto, no estén organizados con regularidad. Día a día, la emisión de documentos desperdicia mucho tiempo en el lugar de trabajo de una persona.

Por eso es fundamental capacitar al personal para que utilice un nuevo sistema de gestión de documentos antes de implementarlo. Los empleados deben entender todos los flujos de trabajo y las características del sistema para usarlo correctamente.

Los desarrolladores deben seguir un solo proceso para diferentes actividades. Todo esto contribuirá a la automatización del flujo de trabajo.

Seguridad

Los desafíos de la gestión de documentos son numerosos. Sin embargo, cuando se trata de robo de datos, las cosas se vuelven más serias. Además de destruir un sistema financiero, la empresa corre el riesgo de perder su reputación y sus clientes. Se espera que el cumplimiento normativo se vuelva más estricto, ya que las organizaciones deben centrarse en los problemas de seguridad. Si la administración de la empresa no hace un buen esfuerzo para garantizar la seguridad, los riesgos de enfrentar un ataque malintencionado serán altos.

Integración

El tercer desafío al que se enfrenta un software de gestión de documentos electrónicos es la integración con aplicaciones internas disponibles como un ERP. Las capacidades de integración exactas crean dificultades. Por ejemplo, se espera que el servicio de correo electrónico de la empresa se integre con el sistema de gestión de documentos. Sin embargo, la mayoría de los proveedores de gestión documental no permiten esto. Es importante recordar que la amplitud de servicios brindada permite impulsar significativamente la eficiencia y la productividad.

Implementación

No es suficiente instalar un sistema de gestión de documentos en todos los lugares de trabajo de la empresa. Todo sistema tiene dificultades definidas. Por lo tanto, es fundamental asegurarse de que todos los empleados lo utilicen correctamente. El responsable debe comprobar si los usuarios pueden realizar las tareas esenciales de gestor documental de forma rápida y sin problemas. Sería genial organizar discusiones de grupo, seminarios, sesiones de preguntas y respuestas para que el personal implemente un nuevo sistema de gestión de documentos. Una vez que explique los beneficios de software de gestión documental, los empleados estarán dispuestos a trabajar con él.

¿Cómo hacer frente a los desafíos de la gestión de documentos?

Algunas empresas tienen que perder mucho tiempo para superar las dificultades mencionadas anteriormente hasta que comienzan a utilizar la gestión de contenidos. A pesar del tamaño de la empresa que está ejecutando, es vital establecer el plan de gestión de documentos correcto y minimizar los riesgos asociados con todo el proceso de uso del gestor documental. Dicho plan incluye la verificación y digitalización de todos los documentos disponibles, la selección de una plataforma de software adecuada para los servicios de redacción de currículums, la compra de software ECM y la migración de todas las aplicaciones. 

Cómo puede ser eficaz sistema de gestión documental

Los programas de gestión documental utilizan escáneres y software para mantener copias digitales de todos sus documentos y datos. Usando este enfoque correctamente, puede evitar numerosas dificultades a las que se enfrentan muchas empresas hoy en día. Entre ellos están:

• Encontrar el documento correcto. A menudo, una persona pierde mucho tiempo tratando de encontrar un documento definitivo. El software de gestión documental no sólo hace esto, sino que garantiza que todos los documentos estén bien organizados. Como resultado, los empleados pueden recoger rápidamente un archivo requerido.

• Trabajando en la versión de archivo incorrecta. Según estadísticas recientes, las personas a menudo descubren que no han estado trabajando en el documento adecuado. Tales cosas suceden porque los clientes o colegas enviaron la versión incorrecta. Con un sistema de gestión documental, puede verificar fácilmente los cambios y la fecha en que se realizaron.

• Pérdida de productividad y cumplimiento normativo. Ahora ya sabe que los empleados pierden mucho tiempo trabajando en el documento equivocado y buscando la documentación necesaria. Esto daña significativamente la productividad del personal y la única forma de superar la situación es utilizar un sistema de gestión de documentos adecuado.

• Frustración de los empleados. Los problemas con los documentos pueden provocar la pérdida de productividad del personal y contribuir a la tensión y la insatisfacción generales. Los empleados comienzan a preocuparse y, a menudo, incluso puede ver cómo la persona comienza perder la paciencia frente al ordenador. La mayoría de los especialistas coinciden en que trabajar con sistemas mal organizados es incluso peor que perder la llave en casa. En su lugar, optarán por trabajar los fines de semana en vez de lidiar con terribles gestiones de archivos.

• Accesibilidad y automatización del flujo de trabajo. Con el papeleo tradicional, es posible que tenga muchos problemas si alguien está fuera, pero se requiera su firma. No hay nada que hacer, más que esperar hasta que el empleado regrese. Las cosas son diferentes si trabaja con un sistema de gestión de documentos moderno. La gestión de contenido permite actualizar y cambiar el archivo a pesar de la ubicación de un especialista requerido. De esta manera, seguirás adelante incluso si la persona está al otro lado del mundo

Conclusión

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos son cada vez más diversos. Significa que todas las empresas pueden encontrar fácilmente el gestor documental que cumpla con los requisitos disponibles. Aún así, la empresa debería tener en cuenta los posibles desafíos antes de decidirse por el software de gestión. La solución de gestión debe ser fiable, segura y permitirle dejar atrás a todos los competidores.

BIO: Amanda Lancaster es gerente de relaciones públicas que trabaja con resumewritingservice. Ha estado brindando servicios de redacción de currículums desde 2014. También es conocida como creadora de contenido.