e-factura

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Escrito por Ana Canteli el 12 de agosto de 2022

La factura, como documento, no es nada nuevo. De hecho es de lo más mundano. Así como para crear una empresa, para conseguir que funcione o trabajar en una, hay que esforzarse mucho - porque no es trivial crear algo que resulte lo suficientemente atractivo como para que alguien de forma voluntaria lo compre o contrate - las facturas en sí, no tienen ningún misterio. Todo el mundo; incluso quienes no están versados en documentos o derecho mercantil, ha tenido una en las manos alguna vez. Otra cosa, es que entendamos lo que ahí aparece; pero eso es harina de otro costal. 

Las facturas son documentos-evidencia de un evento; habitualmente de una transacción económica para la adquisición o disfrute de productos o servicios. Hasta aquí, todo bien. Antes, todas ellas eran documentos en papel; de un tiempo a esta parte, la factura electrónica se ha estado haciendo con su espacio, cada vez más grande. Que se lo digan a los millennials, o a la generación Z. La mayor parte de las empresas que se relacionan con estos grupos generacionales, ya no les envían las facturas por correo postal ordinario. Para ellos las facturas son accesibles a través de la web de la compañía. Sólo tienen que ingresar su login y contraseña y podrán acceder a su facturas, entre otros datos.

Y las administraciones públicas, no son un entorno aislado. De hecho, si bien en otros ámbitos, la facturación electrónica es una opción, desde 2015 las empresas que trabajan con la Administración Pública tienen la obligación de emitir sus facturas en formato electrónico. 

Esto cambiará a partir de junio de 2023; será cuando las empresas con una facturación superior a 8 millones de €, estarán obligadas a emitir facturas electrónicas entre sí. Otras organizaciones de dimensiones más pequeñas, no han de dormirse en los laureles. El 29 de noviembre del año pasado se aprobó la ley Crea y Crece concebida para facilitar la creación de empresas, luchar contra la morosidad e impulsar el crecimiento de las pymes, reduciendo los obstáculos regulatorios y financieros. Además, la ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, obligará a las empresas al uso de un programa de facturación homologado por la Agencia Tributaria, que generará un registro de facturación de cada factura emitida. Esto facilita el envío del registro a la Agencia Tributaria, en caso necesario. 

Como se puede apreciar, el desarrollo del marco normativo en esta dirección, impulsa la transformación digital de las empresas a nivel nacional. La pandemia imprimió un acelerón nunca visto en la digitalización. La lucha contra la morosidad y el fraude fiscal contribuyen a mantener la velocidad. Pero no todo son malas noticias, u obligaciones con las que se nos carga, sin contraprestación. No hay que olvidar que la digitalización ayuda a mantener el posicionamiento de las empresas, e incluso contribuye a mejorar su competitividad; sobre todo en lo que a pymes se refiere. Porque empresas tecnológicas, organizaciones empresariales o administraciones públicas son conscientes de que la implementación de la factura electrónica es parte del proceso de digitalización. No tiene sentido, e incluso sería contraproducente no abordar el tema. Para el resto de empresas, que por una u otra causa no estén suficientemente sensibilizadas, la fecha tope es 2025. Y sinceramente, lo más recomendable es llegar a esa fecha ya preparados y con un proceso de facturación de acuerdo con las exigencias legales.

Ventajas de la factura electrónica

El uso e implementación de la factura en formato electrónico aporta beneficios al sector empresarial:

• Ahorro en costes: es el beneficio más claro. Al no tener que imprimir, ensobrar, timbrar, y  enviar las facturas en formato papel por correo ordinario, nos ahorramos todos los costes en papelería, impresión y servicios postales. 

• Mejor gestión de espacio: al convertir el sistema de facturación en un proceso electrónico, todo el espacio antes dedicado al almacenamiento de las facturas en papel, puede dedicarse a otras necesidades.

• Ciclos de facturación más cortos: gracias a la implementación de la factura electrónica todo el proceso se optimiza. Tanto la emisión como la recepción o pago de facturas se acelera,ya que se reduce la intervención manual en todo el proceso.

• Mayor seguridad: desde la reducción del rol del papel - sensible a extravíos físicos, destrucción por incendio, inundación- pasando por la minimización de errores humanos; la factura electrónica garantiza la no manipulación de la factura, ya que dicho documento incluye un certificado electrónico que lo protege de intentos de fraude.

Lo mejor, para beneficiarse de las ventajas que aporta la facturación electrónica, es implementar la digitalización que conlleva en toda la empresa y no por partes o de forma anecdótica.

Para ello, softwares de gestión documental como OpenKM contribuyen a facilitar la transformación digital en la empresa.

Con OpenKM cualquier organización podrá gestionar el ciclo completo de facturación. Si aún gestiona parte de ella en formato papel, el reconocimiento óptico de caracteres facilita la identificación de la factura, además de la extracción de los valores clave en forma de metadatos. Estos datos clave pueden ser utilizados para identificar cualquier factura, por ejemplo desde el buscador. Estos atributos se pueden utilizar incluso para clasificar o catalogar facturas. Y cómo no, estas tareas se pueden implementar en OpenKM mediante automatismos. 

El motor workflow, incluido en OpenKM también se podría utilizar para gestionar los flujos de facturación. Así por ejemplo, si recibimos o emitimos una factura, si el valor está por encima de determinado umbral, OpenKM puede capturar esa factura dentro de un workflow de aprobación. Además, OpenKM cuenta con un registro de auditoría que garantiza la trazabilidad, a lo largo de todo el sistema de facturación.

OpenKM es 100% customizable. La empresa puede utilizar OpenKM para crear un portal de facturación para clientes o proveedores. Además, la suite OpenKM ofrece cliente de firma con certificado digital y aplicación de firma electrónica manuscrita.

Si quiere saber cómo funciona la factura electrónica, póngase en contacto con nosotros y se lo mostraremos en una demo online personalizada.