¿Es seguro utilizar un sistema de gestión documental ?

¿Es seguro utilizar un sistema de gestión documental?

Escrito por Jane Travis el 6 de agosto de 2021

 El sistema de gestión de documentos electrónicos proporciona almacenamiento, contabilidad, búsqueda adecuada, seguridad y acceso rápido a valores corporativos. La gestión de documentos puede incluir contratos, información personal, correspondencia, contenido multimedia, bases de conocimientos, redes sociales, o archivos por citar algunos ejemplos.

¿Para qué sirve?

 Los volúmenes de información de cualquier empresa son decenas y cientos de miles de archivos. Cualquier empresa tarde o temprano se enfrenta al desafío de organizar y automatizar el flujo de documentos. Y el sistema de gestión de documentos electrónicos lo hace todo. Esto puede deberse al crecimiento de la empresa, cambios en la estructura, la necesidad de actualizar las prácticas de gestión y los métodos de trabajo, que impiden la competitividad.

El sistema de gestión documental, es decir, el sistema electrónico de gestión documental, introducido en un entorno adecuado en la empresa, ayudará a superar estos problemas y se convertirá en una herramienta para analizar el estado de muchos procesos de negocio. Esto le permitirá reconocer los cuellos de botella a tiempo y ajustar las estrategias y prácticas de gestión documental para mejorar la eficiencia de la empresa.

¿Cuáles podrían ser la diferencia y los beneficios?

La diferencia entre los sistemas de administración de documentos y la correspondencia simple por correo electrónico, como los servicios de redacción educativa, es que le permite trabajar de manera más formal. Si tiene varios empleados, por supuesto, puede enviarles sus tareas por correo y esperar una respuesta, pero esto no es muy eficiente. Además, los servidores de correo no siempre garantizan la entrega de correo y no siempre envían informes de lectura.

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos utilizan el concepto de flujo de trabajo. Suele ser una secuencia de puntos de ruta paralelos o secuenciales. Cada punto puede contener tareas, fechas límite y campos de informe.

Un buen software de gestión documental suele registrar el historial de interacciones con el documento, como la hora en que el usuario abrió su tarea o envió un informe. El sistema de gestión documental corporativo está más protegido contra software malintencionado y virus, y potencialmente cifra todos los archivos del disco.

Otra gran ventaja de sistema de gestión documental es que le permite trabajar con datos estructurados. Por ejemplo, puede crear un formulario de factura (tarjeta de documento) sin ningún conocimiento en programación.

Funciones clave de la gestión de documentos

La organización del sistema de gestión de documentos electrónicos asegura el crecimiento de la productividad debido a:

• pronta entrada de información en el sistema
• recuperación de datos simple
• comparación automatizada de papel y medios digitales
• almacenamiento seguro de información confidencial
• mantener la relevancia de los datos
• prevención de pérdida y daño de documentos
• simplificación del intercambio de correspondencia electrónica con sucursales o  socios.

El sistema de gestión de documentos electrónicos realiza muchas tareas y son fáciles de adaptar a las características específicas de un negocio en particular.

Las principales características de un sistema de gestión documental seguro se pueden dividir en cinco bloques:

1. Colocación de metadatos. Al estructurar la información, puede agregar identificadores de usuario, fechas y otras marcas a los sistemas de administración de documentos electrónicos, lo que ayudará en la búsqueda y selección automática de información.
2. Integración. El software de gestión documental puede ser tanto un sistema autosuficiente como parte de una plataforma de software común utilizada por una empresa para almacenar y procesar documentos en papel, trabajar con ellos colectivamente, tomar decisiones de gestión informadas, etc.
3. Transferencia de trabajos a formato electrónico. El sistema de gestión de documentos electrónicos permite convertir los soportes de papel en digitales, reconociendo el texto para su posterior procesamiento automático y almacenamiento seguro.
4. Indexación. Una organización competente en seguridad en la gestión de documentos electrónicos le permitirá clasificarlos en base a metadatos e índices, lo que simplificará y agilizará la búsqueda de información y trabajar con ella.
5. Almacenamiento. Es mucho más conveniente y seguro almacenar documentos en un paquete de software funcional y comprensible que en un armario de oficina. Puede configurar derechos de acceso, copia de seguridad, movimiento de datos. Un sistema de software de gestión documental bien organizado se amortiza rápidamente.

Organización del flujo de documentos y archivo electrónico

Considere la cuestión de la organización del flujo de trabajo. Es un elemento clave de la gestión de la empresa. El uso del sistema reducirá principalmente el tiempo de procesamiento de documentos debido a la disponibilidad de plantillas de documentos y archivos y rutas personalizadas para su paso.

Los escenarios de trabajo pueden variar, pero, a pesar de la compleja lógica de los procesos, el software de gestión documental para que sea seguro y protegido siempre es claro y sencillo de utilizar para el usuario final, ya que solo contiene sus tareas y documentos.

Los tipos de procesos de gestión y flujo de documentos pueden ser los siguientes:

• Registro de correspondencia entrante y saliente
• Escanear documentos e ingresarlos al sistema
• Creación de documentos en el sistema utilizando plantillas
• Aprobación, firma y registro de documentos
• Creación de resoluciones sobre documentos
• Llevar resoluciones a los interesados y control automático de su ejecución
• Distribución de documentos electrónicos
• Almacenamiento de documentos electrónicos

Los productos de software se crean de acuerdo con las normas internacionales ISO 9001 y el modelo CMMI 3.

Acceso remoto a documentos

El acceso remoto a los documentos y el control de los procesos comerciales es un requisito hoy en día para casi todos los sistemas de gestión documental basados ​​en la nube. Por supuesto, es imposible incorporar todas las funciones de un sistema potente en una aplicación móvil para un dispositivo móvil. Pero, de hecho, no hay una necesidad especial para esto. Es imposible editar documentos desde la pantalla del teléfono, lo que debe hacerse en un ordenador de escritorio.

Pero tener a mano una aplicación de protección de datos móviles que le dice qué tareas y documentos se han puesto en funcionamiento para usted le permite ver los documentos recibidos, puede permanecer en el proceso de trabajo.

Por ejemplo, puede comenzar a realizar tareas, nombrar ejecutores responsables de la cesión o acordar un documento, delegar la ejecución de la cesión, o leer el contrato que necesita ser pactado con urgencia.

Las empresas que se ocupan de soluciones de gestión documental llevan a cabo el desarrollo, implementación y mantenimiento del software de gestión de documentos electrónicos. Cada cliente puede contar con un enfoque individualizado, considerando todos los deseos, recomendaciones profesionales y realizando el trabajo a tiempo. Además, el departamento de servicio de software de gestión de documentos de cada empresa proporciona soporte de información, mantenimiento y formación de especialistas.

¿Cómo iniciar la transferencia del flujo de documentos y otros procesos internos de la empresa a una ubicación remota?

El coronavirus no es para siempre. Sí, este es un gran desafío para todos, para las personas y las empresas. Sin embargo, como cualquier desafío, ¡revela nuevas oportunidades! Y uno de ellos es la perspectiva de hacer que el negocio sea más eficiente. Como recurso para la optimización de documentos de la empresa, proponemos considerar los procesos de gestión.

El tema de la solución de gestión de documentos era relevante incluso antes del coronavirus, y hoy es un paso necesario para que las empresas se cambien al teletrabajo. Es importante armarse de conocimientos y aplicarlos correctamente utilizando herramientas informáticas modernas y adecuadas.