Facturación Electrónica Obligatoria B2B en 2025: Cumplimiento de Ley Crea y Crece con OpenKM

Facturación Electrónica Obligatoria B2B en 2025: Cumplimiento de Ley Crea y Crece con OpenKM

Escrito por Ana Canteli el 7 de abril de 2024

La transformación digital ha traído nuevas obligaciones de facturación electrónica para empresas y autónomos en España. Normativas recientes, como la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece) y la ley antifraude 11/2021, imponen el uso de la factura electrónica en el ámbito B2B, junto con requisitos técnicos para los softwares de facturación. Además, el Gobierno ha presentado en marzo de 2025 un nuevo reglamento que desarrolla estas leyes, incorporando cambios de la Directiva ViDA (VAT in the Digital Age) y otras disposiciones. En este artículo explicamos cómo un sistema de gestión documental como OpenKM ayuda a su empresa a cumplir con estas exigencias – garantizando integridad documental, trazabilidad, automatización de procesos y adecuada conservación – todo ello mientras se integra con su ERP o programa de factura existente. También abordamos las novedades normativas de 2025 y cómo prepararse para ellas.

Marco normativo: Ley Crea y Crece y Ley Antifraude

Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) – En vigor desde 2022 – establece la facturación electrónica obligatoria en las transacciones entre empresas y profesionales (B2B). Su objetivo es combatir la morosidad y agilizar los pagos, obligando a emitir y recibir facturas en formato digital​. Una vez aprobado su reglamento definitivo (actualmente en fase de consulta pública en 2025), todas las empresas deberán adoptar la e-factura en sus operaciones B2B. El calendario previsto plantea una implantación escalonada: las empresas de mayor tamaño (facturación anual superior a 8 millones de €) dispondrán de 1 año desde la entrada en vigor del reglamento para adaptarse, y el resto de pymes y autónomos tendrán 2 años​. Se estima por tanto que durante 2025-2026 la mayoría de empresas ya estarán usando factura electrónica de forma obligatoria.

Ley Antifraude (Ley 11/2021), por su parte, modifica la Ley General Tributaria para exigir el uso de sistemas informáticos de facturación seguros. En concreto, obliga a utilizar softwares de facturación certificados que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación​. Esta ley prohíbe los llamados “software de doble uso” (aquellos que permitían llevar contabilidades paralelas)​. Su desarrollo reglamentario dio lugar al sistema conocido como “Veri*Factu”, el cual requerirá que, a partir de 2026, las empresas remitan cada factura emitida a la Agencia Tributaria de forma prácticamente inmediata​. Hacienda ofrecerá a pymes y autónomos una plataforma gratuita (Solución Pública de Facturación proporcionada por la Agencia Tributaria, a través del sistema denominado VeriFactu; esta solución puede ser adoptada por pymes con el apoyo del programa de ayudas Kit Digital) para generar y enviar estas facturas electrónicas automáticamente al fisco​. Adicionalmente, desde 2017 el SII (Suministro Inmediato de Información) ya obligaba a grandes contribuyentes (más de 6 millones de € de facturación) a reportar sus registros de IVA en tiempo real; ahora estas obligaciones se extenderán a casi todas las empresas, con el envío instantáneo de cada factura a Hacienda como nuevo estándar de control. Cabe destacar que estas medidas de la ley antifraude son complementarias a la Ley Crea y Crece (que se centra más en la digitalización de la relación entre empresas)​, si bien ambas convergen en fomentar la adopción masiva de la factura electrónica.

Nuevos desarrollos 2025 – Reglamento y Directiva ViDA: El 5 de marzo de 2025 se abrirá un segundo trámite de audiencia pública para el proyecto de Real Decreto que implementa la factura electrónica B2B. Este nuevo borrador incorpora novedades importantes derivadas de cambios legislativos recientes​. Por un lado, ajusta el futuro sistema español a la Directiva europea ViDA sobre digitalización del IVA, adoptando estándares comunes: por ejemplo, la solución pública de facturación electrónica empleará formato UBL (Universal Business Language) en lugar del formato nacional Facturae, alineándose con la norma europea EN 16931​. También se redefine el concepto de “copia fiel” de una factura electrónica, clarificando cómo garantizar la autenticidad de las copias digitales y su equivalencia legal al original. Otro cambio relevante es la eliminación de excepciones: incluso las facturas emitidas voluntariamente (sin obligación previa) deberán ser electrónicas y reportarse a la plataforma, sin excluir ningún documento por su origen voluntario​. Adicionalmente, el reglamento precisará la forma de cómputo del plazo de pago en las facturas electrónicas (para facilitar el control de morosidad) y requerirá que las facturas generadas a través de formularios web de la plataforma pública incorporen el sistema VeriFactu para asegurar su verificabilidad​. En cuanto a la entrada en vigor, se mantiene un despliegue gradual tras la aprobación definitiva: primero una Orden Ministerial establecerá los detalles técnicos, y luego comenzará el período transitorio de 1 año para grandes empresas y 2 años para pymes/autónomos (tal como fija la disposición transitoria de la Ley 18/2022)​. Con estos ajustes, España se prepara para un escenario donde la facturación electrónica obligatoria será plenamente interoperable a nivel europeo y con mayores garantías fiscales.

Por último, la Disposición Adicional 21ª de la Ley 56/2007 (introducida por la Ley 7/2024) refuerza el marco legal para la digitalización certificada de facturas. Esta disposición habilita la conservación de facturas únicamente en formato digital con validez legal, siempre que su digitalización se realice conforme a los requisitos establecidos por Hacienda. En la práctica, esto respalda la tendencia a archivar electrónicamente todas las facturas (incluidas las originalmente en papel) con plenas garantías jurídicas, eliminando la necesidad de conservar duplicados físicos. Un adecuado sistema documental debe dar cumplimiento a esta normativa, permitiendo demostrar que los documentos fueron digitalizados de forma fidedigna y preservados sin alteración.

Desafíos para pymes y autónomos ante la factura electrónica obligatoria

La confluencia de estas normativas plantea varios desafíos técnicos y operativos a las empresas, especialmente a pymes y medianas empresas que quizás no disponen aún de herramientas avanzadas. Entre las obligaciones clave se incluyen:

• Emitir facturas B2B solo en formato electrónico: Las empresas deberán generar facturas estructuradas (ej. UBL, Facturae) y dejar de usar el papel o PDF no estructurado salvo como copia. Cada factura electrónica deberá incluir elementos como un identificador único y un código QR de verificación​, además de una firma digital para asegurar su autenticidad e integridad​. Esto garantiza que no se puedan manipular los datos sin detección, reforzando la confianza en el documento. Las empresas tendrán que adaptar sus sistemas de facturación para cumplir con estos requisitos técnicos.

• Transmitir las facturas al destinatario y a la AEAT en tiempo real: Con el nuevo sistema, emitir una factura implicará no solo enviarla al cliente, sino también registrar su contenido en la plataforma que Hacienda disponga (directamente o a través de un proveedor certificado). Para muchas pymes, esto supone integrar su programa de factura o ERP con servicios externos de reporte fiscal. La ley antifraude y el sistema VeriFactu exigirán que tras la emisión, la factura quede trazada en un registro inalterable y, en muchos casos, comunicada al instante a la Agencia Tributaria​. Operativamente, habrá que asegurar conectividad y compatibilidad de datos entre el software de gestión de la empresa y la plataforma de Hacienda.

• Mantener los archivos y libros de facturas en formato electrónico por al menos 5 años: La normativa exige conservar el histórico de facturación accesible durante largos periodos (mínimo cinco años) de forma que se puedan consultar, descargar e imprimir las facturas cuando sea necesario​. Esto implica contar con un repositorio seguro donde almacenar cientos o miles of documentos electrónicos, con sus metadatos, de manera organizada y con backups. Asimismo, en caso de inspección, las empresas deben poder facilitar acceso inmediato a sus facturas digitalmente. La gestión documental cobra aquí una importancia crítica: un simple disco duro no es suficiente, se requiere un sistema que garantice acceso rápido, búsquedas por criterios (fecha, cliente, importe, etc.), y que preserve cada archivo en su formato original junto con evidencia de su firma o código de tiempo.

• Automatizar procesos de validación y contabilización: El paso a la e-factura conlleva oportunidades de automatización. Por ejemplo, las facturas recibidas se pueden validar automáticamente (verificar firma electrónica, formato correcto) y lanzar flujos de aprobación internos antes del pago. Igualmente, al emitir facturas se pueden automatizar envíos al cliente, registro en contabilidad y verificación de acuse de recibo. La ley prevé que los sistemas permitan también informar estados de la factura (emitida, recibida, pagada, impagada) en el marco del control de morosidad. Para pymes con recursos limitados, aprovechar estas automatizaciones será clave para no aumentar la carga administrativa.

• Integración con sistemas existentes y apoyo gubernamental: Muchas empresas ya utilizan ERPs o aplicaciones de facturación. El reto será integrar esas herramientas con las nuevas plataformas y requisitos legales sin reinventar todo el proceso. Afortunadamente, las soluciones de gestión documental modernas actúan como un puente, capturando documentos de distintos sistemas y centralizando la información. Iniciativas públicas como el kit digital ofrecen subvenciones para que pymes adopten herramientas digitales – incluyendo sistemas de factura electrónica o gestión documental – minimizando el costo de implementación. Por ello, 2025 es el momento ideal para que los responsables de IT y financieros evalúen sus sistemas actuales y aprovechen ayudas disponibles para modernizarlos.

OpenKM: Gestión documental para cumplir la factura electrónica obligatoria

OpenKM, como plataforma de gestión documental, aporta las funciones técnicas necesarias para que su organización cumpla con la facturación electrónica obligatoria B2B y la normativa asociada. A continuación, destacamos cómo las capacidades de OpenKM ayudan a solventar cada requisito:

• Ciclo de vida completo de la factura electrónica: OpenKM permite gestionar cada factura desde su creación o recepción, pasando por la aprobación interna, hasta su archivado final. Si su empresa todavía recibe facturas en papel, OpenKM integra módulos de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para digitalizarlas con validez legal. En el caso de facturas electrónicas estructuradas (XML UBL, Facturae), el sistema puede importarlas automáticamente, leer sus campos clave y almacenarlas junto con sus metadatos. De esta forma, OpenKM actúa como repositorio unificado de factura electrónica emitida y recibida, facilitando su consulta y seguimiento en todo momento.

• Garantía de integridad, autenticidad y trazabilidad: Cada documento ingresado en OpenKM queda protegido contra alteraciones indebidas. La plataforma mantiene un registro de auditoría que anota todas las acciones realizadas sobre la factura (quién la visualizó, modificó metadatos, etc.), garantizando su trazabilidad completa. Además, OpenKM soporta la firma digital de documentos: el módulo de factura electrónica puede validar la firma digital XAdES/PadES de una factura para comprobar su origen y autenticidad, o incluso aplicar una firma electrónica de la organización si se requiere firmar al emitir. Gracias a estas funciones, se preserva la integridad de la factura electrónica conforme exige la ley – cualquier intento de modificación quedará registrado y el documento original firmado siempre estará accesible para cotejo. OpenKM también almacena el hash o huella digital de los ficheros, añadiendo una capa adicional de seguridad para detectar cambios no autorizados.

• Automatización de procesos y flujos de validación: OpenKM incluye un potente motor de workflow que permite automatizar procesos administrativos alrededor de las facturas​. Por ejemplo, al recibir una nueva factura de proveedor, el sistema puede desencadenar automáticamente un flujo de aprobación: notificar al departamento responsable, adjuntar la factura para su revisión y recopilar las aprobaciones necesarias antes de dar el visto bueno al pago. Del mismo modo, en la emisión de facturas, OpenKM puede generar notificaciones automáticas cuando una factura excede cierto importe, enviar el documento al cliente por email o a través de la plataforma B2B correspondiente, e incluso realizar un seguimiento de pago (enlazando con recordatorios si se acerca la fecha de vencimiento). Estos procesos automatizados eliminan tareas manuales repetitivas, reducen errores humanos y aseguran el cumplimiento de políticas internas (por ej., que toda factura por encima de X € sea revisada por un gerente). La trazabilidad del workflow queda registrada, aportando transparencia frente a auditorías y ayudando a demostrar controles internos sobre la facturación.

• Integración con ERP y otros softwares de facturación: OpenKM ha sido diseñado para integrarse de forma transparente con aplicaciones empresariales existentes, como sistemas ERP, CRM o soluciones específicas de facturación. A través de conectores y APIs abiertas, OpenKM puede conectarse con su programa de factura o módulo de facturación electrónica del ERP para intercambiar datos. Por ejemplo, cuando el ERP genera una nueva factura en PDF o XML, OpenKM puede importarla automáticamente para su archivo; o viceversa, un usuario puede consultar desde OpenKM datos almacenados en el ERP relacionados (órdenes de compra, albaranes, etc.). Esta integración asegura que la adopción de OpenKM no duplicará esfuerzos sino que complementará su infraestructura actual. Un caso de uso común es usar OpenKM como archivo central de facturas electrónicas mientras el ERP maneja la contabilización: OpenKM almacena la factura emitida con todos sus detalles, independientemente del formato o sistema de origen​, permitiendo su búsqueda por cualquier criterio (cliente, número, fecha, importe) y conservándola el tiempo legal requerido. Cabe señalar que OpenKM también puede conectarse con la plataforma de Hacienda; por ejemplo, es posible configurar la exportación de los datos necesarios al sistema SII o a la solución VeriFactu, de modo que cada registro de factura en OpenKM se remita a la AEAT en tiempo real o en lotes diarios, cumpliendo así con la obligación de reporte inmediato.

• Cumplimiento de las normas de archivo y conservación (AEAT y SII): OpenKM facilita el cumplimiento de los requisitos de la Agencia Tributaria en materia de conservación de facturas. La plataforma almacena los documentos de manera segura durante todo su ciclo de vida, aplicando políticas de retención según las normas (por ejemplo, bloqueo de borrado durante al menos 5 años). Incluso transcurrido el plazo legal, OpenKM permite archivar históricamente las facturas por más tiempo si la empresa lo desea, en repositorios secundarios o copias de seguridad. Gracias a sus funciones de búsqueda y clasificación, ante una inspección es posible recuperar al instante cualquier factura solicitada por Hacienda, con todos sus datos originales y evidencias de integridad. OpenKM soporta digitalización certificada, lo que significa que una factura escaneada y almacenada en el sistema puede considerarse copia auténtica, cumpliendo con la Disposición Adicional 21ª de la Ley 56/2007 en cuanto a la eliminación del papel original. Además, al centralizar la documentación, se facilita la generación de informes y libros de registro de IVA exigidos por el SII: la información de las facturas puede extraerse de OpenKM para componer el reporte de IVA estructurado que Hacienda requiere, asegurando consistencia entre lo archivado y lo declarado. En resumen, con OpenKM las empresas pueden superar con tranquilidad cualquier auditoría o requerimiento fiscal, ya que la solución actúa como “biblioteca” fiable de todos sus documentos de facturación.

Preparación tecnológica con OpenKM

La factura electrónica B2B obligatoria es ya una realidad inminente. Los responsables de IT, directores financieros y de cumplimiento normativo en las pymes deben adelantarse a estos cambios para evitar sanciones y aprovechar los beneficios de la digitalización. OpenKM se presenta como una herramienta sólida para facilitar esta transición: no solo asegura el cumplimiento de la ley (Ley Crea y Crece, ley antifraude, Reglamento 2025, SII, etc.), sino que aporta mejoras operativas en la gestión diaria de las facturas. Su enfoque documental garantiza que cada factura electrónica esté resguardada con integridad y disponible cuando se necesite; sus flujos de trabajo optimizan la eficiencia administrativa; y su capacidad de integración lo convierte en un aliado del ecosistema tecnológico existente de su organización.

Implementar OpenKM u otra solución de gestión documental avanzada puede parecer un proyecto ambicioso, pero iniciativas públicas como el Kit Digital ofrecen apoyo económico para acometerlo. De hecho, OpenKM está alineado con los objetivos del kit digital al fomentar la digitalización segura de procesos clave. En un entorno legal cada vez más exigente – con la facturación electrónica obligatoria y el reporte fiscal inmediato – contar con un sistema robusto marca la diferencia entre simplemente cumplir a última hora o convertir la obligación en una oportunidad de modernización.

En definitiva, OpenKM proporciona la base tecnológica para que su empresa cumpla con la normativa de factura electrónica en 2025 y más allá; a la vez que mejora el control financiero, la transparencia y la productividad. Prepararse con antelación con las herramientas adecuadas permitirá una adaptación suave a la nueva era de la factura electrónica, transformando un mandato legal en un catalizador de eficiencia y competitividad para su negocio. ¡No espere al último momento para adaptarse! Contar con un socio tecnológico como OpenKM le ayudará a navegar este nuevo escenario digital con éxito, asegurando que su gestión de facturas esté 100% en regla y optimizada para el futuro próximo.