Gestión documental desarrollada III

Gestión documental desarrollada III

Escrito por Ana Canteli el 18 de marzo de 2023

En esta segunda entrega, continuaremos explorando los módulos clave que ofrecen soluciones innovadoras en el ámbito de la gestión documental.

Módulo Factura Electrónica

La factura electrónica es un documento tributario que se emite y recibe en formato digital, sin necesidad de ser impreso en papel. Es equivalente a la factura física tradicional en cuanto a su función de registrar una transacción comercial entre un vendedor y un comprador, pero se diferencia en que es generada, transmitida, recibida y archivada en formato electrónico.

La gestión del gran volumen de facturas y recibos asociados a la actividad comercial de una empresa implica gastos significativos relacionados con la impresión, envío y manipulación de documentos, lo que puede llegar a costar aproximadamente 1,2 € por factura enviada e incluso más por factura recibida, especialmente considerando las obligaciones de custodia.

La facturación electrónica ofrece numerosas ventajas, como mayor eficiencia y agilidad, reducción de errores, cumplimiento normativo, mayor control y visibilidad, ahorro de costos, mejora en la gestión financiera y de inventarios, facilitación de auditorías y fiscalizaciones, y mejora en las relaciones comerciales.

Módulo Gestión Automática de Facturas

La gestión automática de facturas es un proceso que automatiza la contabilización y tramitación de las facturas recibidas por una empresa. Elimina la necesidad de manejarlas en papel, lo que ahorra tiempo y recursos. Este proceso permite:

• Mejor gestión de gastos: proporciona información en tiempo real sobre el estado de las cuentas.

• Reducción del tiempo: libera a los empleados de tareas tediosas, permitiéndoles enfocarse en actividades más productivas.

• Reducción de costes: la automatización conlleva ahorros en tiempo y dinero.

• Reducción de errores: válida automáticamente los datos y notifica desviaciones.

El sistema de gestión documental de OpenKM ofrece un Módulo de Gestión Automática de Facturas, que es práctico, intuitivo y completamente personalizable. Permite a la empresa:

• Dotar al personal de información valiosa para la toma de decisiones.

• Simplificar el proceso de gestión de facturas, adaptándose a distintos formatos y métodos de recepción.

• Fomentar la colaboración con proveedores, acortando plazos de pago y reduciendo errores.

• Cumplir con los requisitos normativos y de seguridad.

Módulo CMIS

CMIS (Content Management Interoperability Services) es un estándar de la industria que facilita la interoperabilidad entre sistemas de gestión de contenidos (CMS) y repositorios de documentos. En el contexto del software de gestión documental OpenKM, CMIS permite a los usuarios acceder, buscar y gestionar documentos almacenados en el repositorio de OpenKM utilizando interfaces estándar.

Con CMIS, los clientes pueden interactuar con OpenKM de manera uniforme, independientemente de la aplicación o herramienta que estén utilizando. Esto significa que los usuarios pueden utilizar diferentes aplicaciones, como clientes de escritorio, aplicaciones web o dispositivos móviles, para acceder y trabajar con los documentos almacenados en OpenKM de manera consistente.

Algunas de las funcionalidades que CMIS proporciona en el contexto de OpenKM incluyen:

1. Acceso uniforme: Los usuarios pueden acceder a los documentos almacenados en OpenKM utilizando diferentes aplicaciones y herramientas a través de una interfaz estándar proporcionada por CMIS.

2. Búsqueda de documentos: CMIS permite a los usuarios buscar documentos en OpenKM utilizando consultas estándar, lo que facilita la localización de información específica dentro del repositorio.

3. Gestión de versiones: CMIS admite la gestión de versiones de documentos, lo que permite a los usuarios acceder a versiones anteriores de un documento, así como crear nuevas versiones y gestionar los metadatos asociados.

4. Gestión de metadatos: CMIS proporciona funciones para la gestión de metadatos de documentos, lo que permite a los usuarios asignar atributos y etiquetas a los documentos almacenados en OpenKM para facilitar su organización y recuperación.

Módulo Ms-Addin

Los Microsoft add-ins de OpenKM son complementos desarrollados por el equipo técnico de OpenKM para mejorar la integración entre las aplicaciones de Microsoft Office y el software de gestión documental OpenKM. Estos add-ins permiten a los usuarios de Microsoft Office acceder y utilizar las funcionalidades de OpenKM directamente desde las aplicaciones de Office.

Por ejemplo, al abrir un documento en Microsoft Word, Excel o PowerPoint, los usuarios pueden encontrar un menú adicional de OpenKM en la barra de herramientas que les permite realizar acciones como añadir palabras clave, categorías, metadatos, buscar documentos relacionados, acceder a versiones anteriores del documento en OpenKM, entre otras funcionalidades.

Estos add-ins facilitan la colaboración y el flujo de trabajo entre las aplicaciones de Microsoft Office y OpenKM, permitiendo a los usuarios trabajar de manera más eficiente y aprovechar al máximo ambas soluciones.

En conclusión, los módulos de gestión documental como el CMIS y el Ms-Addin, junto con soluciones como la Factura Electrónica y la Gestión Automática de Facturas, representan un paso adelante en la evolución de la gestión empresarial. Al adoptar estas tecnologías innovadoras, las empresas pueden no solo optimizar sus procesos internos, sino también adaptarse mejor a un entorno empresarial en constante cambio, donde la agilidad y la capacidad de respuesta son esenciales para el éxito a largo plazo.