Las 7 peores formas de ejecutar una solución de gestión de contenido empresarial

Escrito por Chloe Bennet el 12 de julio de 2019

La administración de contenido empresarial suele ser una herramienta realmente sólida para crear un enfoque regulado y eficiente, para crear y distribuir contenido corporativo. Establecer la solución de administración de contenido empresarial que su equipo desea es un proceso mucho más delicado que el que mucha gente considera. La incorrecta implementación del sistema puede, de hecho, eliminar el punto de creación en primer lugar, destruir la eficiencia y deshacer cualquier resultado potencial que se pueda obtener. Dicho esto, echemos un vistazo a lo que puede salir mal cuando intenta ejecutar su solución de administración de contenido empresarial.

1. Olvidando lo que hiciste anteriormente

Los viejos hábitos con este tipo de operaciones pueden ser muy peligrosos y perjudiciales si se quiere seguir adelante con nuevas soluciones. La creación e implementación de una solución de administración de contenido empresarial se crea específicamente para superar los fantasmas de los programas anteriores y, atascarse en viejos hábitos es como lesionarse a uno mismo; ten eso en cuenta mientras avanzas.

2. Permitir la falta de comunicación durante la implementación

La comunicación es la esencia absoluta en la creación de este tipo de sistemas. La comunicación no se puede simplificar en ninguna etapa del proceso, y menos en la etapa de implementación. “Cuando creas un sistema para la administración de contenido, pero entras en él con una comunicación deficiente, te vuelves muy susceptible de sufrir un colapso total en el futuro. Para evitar esto, es necesario que todos los objetivos, todos los problemas potenciales se discutan con franqueza y confianza desde el primer momento ", dice Charlie Harris, experto en ECM en Academized and BestBritishEssays.

3. Confianza excesiva en un software nuevo y llamativo

A medida que avanzamos como civilización, para abarcar el desarrollo constante de la tecnología, algunos de los avances más importantes en la práctica de ECM, vienen en forma de nuevas tecnologías. De hecho, es cierto que la tecnología es a menudo el aspecto fundamental de algunas de las prácticas de ECM más eficientes. Sin embargo, la tecnología, particularmente la tecnología más avanzada y desarrollada, puede ser engañosa en cuanto a la influencia que debe tener. No puede considerarse como una solución para todos los problemas y debe tratarse como una excelente plus en un sistema bien engrasado, nunca como la salvación de un sistema que es defectuoso.

4. No optimizar la seguridad de los sistemas

El cumplimiento de la seguridad es vital para que la estructura del sistema ECM sea resistente. Mantenerse en una situación de peligro es una vulnerabilidad sin sentido cuando en realidad solo necesita de un poco de vigilancia para crear un sistema robusto desde una perspectiva de seguridad. Las comunicaciones y el control sobre el flujo y el acceso a los datos son la parte principal que proporciona un gran sistema de seguridad, así que preste atención a esto. Los datos son particularmente importantes, ya que los problemas de seguridad en esa área pueden causar efectos legales.

5. No crear un plan de continuidad del negocio

Como lo dice un refrán, si uno no planifica, el plan es fracasar. Un plan de continuidad de negocio puede brindarle una excelente oportunidad de probar su eficiencia, un estándar con el que mantener las operaciones diarias. Si no tiene un plan, entonces es prácticamente imposible comprobar el proceso de mantenimiento y accesibilidad del contenido.

6. Ignorar la experiencia pasada

Este es un punto muy obvio que puede ser extremadamente útil en una gran cantidad de situaciones, no sólo las relacionadas con la ECM. “Cuando creas cualquier tipo de sistema que se relacione con ECM, particularmente si estás avanzando siempre es importante tener en cuenta situaciones que hayamos vivido en el pasado. Es muy fácil cometer innecesariamente los mismos errores cuando, en realidad se puede utilizar la retrospectiva a nuestro favor ”, explica Henrietta Barr, escritora de medios tecnológicos de Essayroo y UKTopWriters.

7. No cumplir con los estándares de la industria

El cumplimiento de los estándares de control de contenido establecidos por las métricas de toda la industria puede causarle muchos problemas. ¿Por qué arriesgar todo el sistema cuando, con la investigación y el análisis, puede resolverlo todo con facilidad?

Conclusión

En general, las soluciones de ECM se pueden implementar de manera fácil y efectiva para cambiar y mejorar las actitudes de su empresa hacia el almacenamiento, la distribución y la administración de contenido. Esperemos que esta lista le ayude a evitar cometer errores innecesarios a este respecto.

Sobre el autor:

Chloe Bennet es gestora de contenidos en Big Assignments y EliteAssignmentHelp . Gestiona blogs, define estrategias de marketing y comunicaciones por correo electrónico. Chloe también enseña como escribir en la web de OX Essays.