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Maximiza la Eficiencia Documental con la Firma Electrónica de OpenKM

Ana Canteli

Escrito por Ana Canteli el 15 de abril de 2024

La transformación digital ha impulsado la adopción de herramientas que simplifiquen la gestión documental, siendo la firma electrónica una pieza clave en este proceso. OpenKM, reconocido por su robusto software de gestión documental, integra un módulo de firma electrónica que se adapta a las necesidades legales de cada organización, tanto si opera en el ámbito doméstico, como a nivel internacional. En este artículo, exploraremos diversos casos de uso que ejemplifican cómo la firma electrónica de OpenKM optimiza procesos en diferentes sectores, desde servicios bancarios hasta empresas de transporte internacional.

1. Servicios Bancarios: Imagina abrir una cuenta bancaria o contratar un servicio financiero desde la comodidad de tu hogar. Con la firma electrónica de OpenKM, los usuarios pueden autenticarse fácilmente mediante su certificado digital. La documentación requerida se carga en OpenKM, se indexa y categoriza de forma segura, cumpliendo con todos los requisitos legales. Esto agiliza el proceso y proporciona una experiencia fluida al cliente.

2. Empresas de Prevención de Riesgos Laborales: En el ámbito de la prevención de riesgos laborales, la firma electrónica de OpenKM simplifica la gestión de documentos como albaranes y registros de entrega de equipos de protección individual. Los clientes pueden firmar digitalmente los documentos desde su sesión en OpenKM, lo que facilita la certificación de cumplimiento y la comunicación con las autoridades pertinentes: subcontrata de prevención de riesgos laborales, departamento de recursos humanos, representantes sindicales, administraciones públicas, etc.

3. Sector de Hostelería: Para las empresas de distribución que atienden a clientes en el sector de la hostelería, la firma electrónica de OpenKM optimiza la gestión de documentos comerciales como albaranes y facturas. Los clientes reciben notificaciones cuando se generan nuevos documentos para su firma, lo que garantiza un seguimiento preciso y evita pérdidas de documentación. Además, llegado el momento, otras empresas, como las asesorías, pueden contar con información, íntegra, veraz y segura, para proporcionar sus servicios en el devengo de impuestos, entre otros.

4. Empresas de Transporte Internacional: En el ámbito del transporte internacional, la firma electrónica de OpenKM permite una gestión eficiente de la documentación relacionada con las entregas de mercancías. Los clientes reciben notificaciones personalizadas para firmar digitalmente los documentos de entrega, lo que agiliza el proceso y garantiza la trazabilidad de las operaciones.

Conclusión

La firma electrónica de OpenKM ofrece una solución integral para la gestión documental en diversos sectores, desde la banca hasta la logística internacional. Sus ventajas incluyen la agilidad en los procesos, la seguridad de la documentación y la adaptabilidad a las regulaciones locales.

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