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Mi empresa puede implantar un Sistema de Gestión Documental - Criterios a seguir
Escrito por Paco Ávila el 14 de mayo de 2014
Uno de los factores que más preocupa a la empresa a la hora de implantar un sistema de gestión documental es, sin duda, si se va a adaptar a las necesidades de la entidad en cuestión.
Es por esto, que un gestor documental debe, principalmente, cumplir una premisa: flexibilidad
Para saber el el grado de necesidad de un sistema de Gestión Documental en la empresa nos basaremos en estos criterios principalmente:
Gasto innecesario en papel
Ante la problemática de gasto y aumento de espacio físico para el archivo en la empresa, siempre será conveniente implantar un sistema de gestión documental que resuelva estos problemas tan fastidiosos y a la vez tan cotidianos. Como resultado se obtendrá un mayor ahorro en papel a la vez que no será necesaria la gestión de un archivo físico.
Seguridad
Es frecuente que la información en formato papel se extravíe, llevando así a mayores problemas de gestión en la empresa. Un gestor documental impide esta pérdida innecesaria además de evitar que la documentación caiga en manos ajenas.
Communicación
Un sistema de gestión documental influye favorablemente en las comunicaciones internas y externas con la empresa. La homogeneidad del sistema a la hora de acceder a la información, hace que cualquier usuario autorizado pueda acceder a la documentación gestionada en la entidad.
Facilidad de uso
El sistema debe ser intuitivo, amigable y de fácil uso. Una interfaz con estas tres características facilita la aceptación de los usuarios, y mejora el proceso de implantación y uso.
OpenKM y la gestión documental adaptada a la empresa
El sistema de gestión documental OpenKM, gracias a su versatilidad, cubre todos los criterios anteriormente mencionados.
Con potentes funcionalidades que permiten a la empresa gestionar la información y facilitar así la colaboración, gestión y búsqueda de documentos.
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