OKMFlow: El Nuevo Motor Workflow Nativo de OpenKM que Revoluciona la Automatización Documental

OKMFlow: El Nuevo Motor Workflow Nativo de OpenKM que Revoluciona la Automatización Documental

Escrito por Ana Canteli el 3 de abril de 2025

En un entorno donde la gestión de procesos y la automatización de documentos son cada vez más determinantes para la competitividad, OpenKM da un paso estratégico con el lanzamiento de su motor de flujos de trabajo nativo: OKMFlow. Esta nueva funcionalidad, desarrollada por el equipo técnico de OpenKM, permite a las organizaciones diseñar, gestionar y supervisar flujos de trabajo personalizados de forma completamente integrada.

¿Por qué los workflows son tan relevantes en la gestión documental?

Los flujos de trabajo automatizados son la columna vertebral de los procesos de negocio en muchas organizaciones. Automatizar tareas como la aprobación de contratos, la digitalización de documentos, la tramitación de expedientes o el procesamiento de facturas permite:

• Reducir el tiempo de ejecución de procesos.
• Minimizar errores humanos.
• Asegurar el cumplimiento normativo mediante trazabilidad.
• Optimizar la colaboración entre departamentos.
• Incrementar la transparencia operativa.

Con OKMFlow, estos procesos se definen, ejecutan y supervisan dentro del propio entorno de OpenKM, sin necesidad de herramientas adicionales.

De motor externo a solución nativa: el salto de calidad

Hasta ahora, OpenKM ofrecía integración con un motor de terceros para implementar workflows. Aunque funcional, esta solución presentaba ciertos retos:

• Integración parcial con el software de gestión documental.
• Mayor complejidad en la configuración.
• Dependencia tecnológica externa.
• Dificultades para automatizar procesos personalizados.

OKMFlow, por el contrario, ha sido diseñado desde cero para funcionar como parte orgánica del sistema. No solo mejora la integración, sino que reduce la curva de aprendizaje y potencia la capacidad de personalización.

Lo que aporta OKMFlow

Basado en Java 17 y ejecutado sobre un servidor Tomcat (aunque con miras a integrarse en el servidor principal en futuras versiones), el nuevo motor introduce mejoras sustanciales:

• Interfaz gráfica para diseñar flujos: inicio, tareas, condiciones, transiciones, formularios, finalizaciones...
• Asignación dinámica de tareas: por rol, por selección manual, por usuario iniciador, o compartida entre varios usuarios.
• Capacidad de modificar asignaciones incluso con el workflow en ejecución.
• Gestión de variables de proceso mediante el context, que actúa como un mapa de datos compartidos entre nodos.
• Actualización y persistencia de variables a lo largo de todo el proceso documental.
• Integración con firmas electrónicas, envío de correos electrónicos, modificación de metadatos y generación de logs automáticos.
• Almacenamiento de datos en una base de datos optimizada.

Todo esto permite que un flujo de trabajo automatice operaciones cotidianas sin intervención manual; desde la revisión de formularios hasta decisiones condicionales basadas en datos del documento o del usuario.

Casos de uso prácticos

Gracias a su versatilidad, OKMFlow es aplicable a múltiples contextos empresariales:

• Gestión de calidad documental y control de versiones.
• Validación de documentos con validez legal mediante firmas electrónicas.
• Flujos de aprobación de presupuestos, contratos o procesos de RR. HH.
• Adaptación a sectores como ERP distribución, ERP alimentación, o comercio electrónico.
• Optimización de tareas en administración de documentos, especialmente aquellos con tipos de documentos bien definidos o sujetos a normativas.

Todo ello permite una automatización de procesos alineada con las mejores prácticas y sin renunciar a la flexibilidad.

Un ecosistema preparado para escalar

OpenKM asegura la compatibilidad entre el motor actual y el nuevo durante un periodo transitorio. Sin embargo, las nuevas funcionalidades y mejoras futuras se concentrarán exclusivamente en OKMFlow, que ya está preparado para integrarse con cualquier otro ecosistema de gestión empresarial.

¿Por qué dar el salto ahora?

Las ventajas de implementar OKMFlow son claras:

• Autonomía: el usuario puede definir sus propios flujos desde la interfaz.
• Escalabilidad: permite crecer en complejidad y volumen sin perder rendimiento.
• Simplicidad: reduce drásticamente el tiempo y los recursos requeridos para la puesta en marcha.
• Ahorro de tiempo y costes.
• Mejora en la seguridad de la información.
• Gestión eficiente del ciclo de vida documental: creación, validación, archivo.

OKMFlow representa una evolución estratégica para cualquier organización que busque automatizar los procesos documentales de forma eficaz, segura y alineada con los desafíos actuales.

No es solo una herramienta de gestión de flujos. Es una palanca de transformación para empresas que quieren reducir el proceso manual, automatizar los procesos, y convertir su sistema de gestión documental en un verdadero motor de valor.

No espere más y contacte con nosotros para ver la nueva gestión documental automatizada.