Optimiza la Eficiencia Laboral con OpenKM y CmisSync

Optimiza la Eficiencia Laboral con OpenKM y CmisSync

Escrito por Ricardo Álvarez, miembro de OpenKM USA el 26 de febrero de 2021

OpenKM trabaja activamente con sus clientes, para identificar y aplicar sus herramientas para optimizar los procedimientos operativos.

Una de las implementaciones más exitosas y sencillas de OpenKM es la integración CmisSync.

Hemos reemplazado nuestra aplicación Desktop Sync con la aplicación CmisSync para otorgar más control y seguridad a nuestros usuarios.

¿Qué es CmisSync?

CmisSync se utiliza para sincronizar documentos entre archivos designados en el servidor OpenKM del cliente y el entorno local del usuario, lo que les permite recuperar, crear, actualizar, mover o eliminar fácilmente archivos del repositorio a través de la conexión establecida.

Características

 El propósito principal de CmisSync es sincronizar archivos locales con un repositorio de servidor privado. Sin embargo, dos aspectos centrales se destacan respecto a otras herramientas de sincronización: seguridad y control.

Seguridad

La seguridad de los documentos se mejora al proporcionar sincronización directa con el servidor de archivos del usuario o la nube privada en lugar de una nube pública.

Esta aplicación ofrece más seguridad que las herramientas de sincronización de terceros estándar y los servicios de nube pública, lo que otorga un mayor control sobre las cuentas de usuario del servidor de archivos y los permisos relacionados con la administración y la seguridad. En otras palabras, los empleados solo pueden ver los archivos a los cuales tienen permiso de visualización.

Control

La activación de la sincronización local con el servidor elimina la necesidad de duplicar archivos mediante el uso de la función de control de versiones de OpenKM.

Además, el usuario puede seleccionar qué archivos o carpetas sincronizar para optimizar el rendimiento del sistema.

Los usuarios designados pueden bloquear archivos en la nube para evitar conflictos al realizar modificaciones o simplemente para evitarlos completamente.

Usos Comunes

Los flujos de trabajo específicos del negocio de cada empresa pueden definir la forma en que pueden beneficiarse del uso de un sistema de sincronización de escritorio. Dicho esto, estos son algunos de los usos más comunes de las funciones de sincronización de escritorio que hemos encontrado con nuestros clientes:

1. Trabajo Remoto

El trabajo a distancia ha aumentado en los últimos años, especialmente después de 2020.

Al sincronizar una carpeta local con un servidor, un usuario puede realizar una transición sin problemas de una oficina en casa a una oficina comercial sin transferir archivos manualmente.

2. Equipos de Trabajo Sincronizados

Se puede aplicar un principio similar a las redes de usuarios que requieren modificaciones constantes mientras se trabaja en proyectos compartidos.

Los usuarios activos de cada proyecto pueden seleccionar y sincronizar una carpeta local con una única carpeta del servidor que contiene todos los datos del proyecto.

La conexión se puede establecer como sincronización bidireccional, asegurando que cada vez que un usuario actualice un archivo, actualizará el archivo compartido en el servidor vinculado, que actualizará el estado de los archivos locales en todos los usuarios relacionados con el proyecto.

Un escenario típico para este tipo de interacción es usar y actualizar un activo de uso frecuente, como una lista de precios.

Una empresa con varios administradores de cuentas debe mantenerlos informados al actualizar cualquier cambio en la hoja de precios. Al hacer que el equipo tenga un mismo archivo sincronizado, una sola actualización realizada por un usuario con privilegios de modificación podría actualizar docenas de archivos de los empleados a la vez, sin requerir una sola acción o notificación de su parte.

3. Archivos de Projectos Masivos

La actualización constante de archivos grandes, o una gran cantidad de archivos, puede interrumpir el flujo de trabajo de cualquier empleado.

Una forma sencilla de mejorar la eficiencia del trabajo con archivos grandes es sincronizar los archivos deseados y establecer una tasa de actualización lenta.

El usuario también puede establecer un límite de ancho de banda de carga y descarga para evitar comprometer el rendimiento del sistema.

4. Trabajando con Tipos de Archivo Especializados

Los sistemas ECM rara vez permiten la vista previa o la modificación web de archivos específicos de la industria

Los tipos de archivos destinados a audio, diseño, modelado 3D y muchas otras producciones requieren software comercial de terceros para editarlos, y puede ser muy inconveniente modificarlos.

Al sincronizar los archivos localmente, los usuarios pueden evitar la molestia de iniciar sesión, descargar el documento, modificarlo y luego volver a cargarlo en el repositorio.

Cómo configurar CmisSync con OpenKM

1. Descarga CmisSync de su página web official
2. Abre la aplicación e ingresa la URL pública de tu instancia de OpenKM, seguida de/openkm/cmis/atom
3. Ingresa las credenciales de usuario de OpenKM
4. Selecciona la carpeta del repositorio para sincronizar
5. Selecciona y cambia el nombre de la ruta local para la sincronización (Opcional)
6. Acepta

Conclusión

No es ningún secreto que las empresas utilizan una cantidad cada vez mayor de archivos, y puede resultar perjudicial almacenar grandes cantidades de archivos en las computadoras locales, sin mencionar el almacenamiento adicional necesario para el control de versiones y el inevitable desorden que causa.

OpenKM y CmisSync permiten al usuario obtener almacenamiento local y beneficios de acceso sin incurrir en ninguna de las desventajas del almacenamiento local desvinculado.

Al implementar los estándares de los servicios de interoperabilidad de administración de contenido, OpenKM permite a los usuarios definir una capa de abstracción para controlar el repositorio mediante protocolos web.