Protocolo informático para la Administración Pública

Protocolo informático para la Administración Pública Italiana

Escrito por Carlo Olivieri - OpenKM Italia, el 27 de mayo de 2022

En este artículo tratamos de ilustrar la regulación del protocolo digital para la administración pública italiana y las funciones desarrolladas dentro de OpenKM para su gestión.

Reglas generales del protocolo

Un reconocimiento significativo en Italia llegó con el Decreto Presidencial 428 del 20 de octubre de 1998 que estableció la validez del protocolo también en la gestión de TI y en marzo de 2015, la AGID (Agencia para Italia Digital) definió sus directrices.

La gestión del protocolo suele estar encomendada a una oficina específica denominada Oficina de Protocolo. Recibe el material documental de entrada y de salida de la entidad productora (se excluyen los documentos internos) y lo anota en el registro. En el caso de un protocolo electrónico, los datos no deben ser modificables.

El registro tiene cuatro elementos requeridos por ley que son:

• Número progresivo para cada elemento, tanto de entrada como de salida

• Fecha de recepción (también horas y minutos cuando se solicite)

• Remitente o destinatario

• Breve resumen del contenido (registro)

El registro, en papel o informatizado, tiene generalmente dos hojas: una registra la documentación que ingresa, la otra la que sale. En todo caso, el número progresivo debe asignarse para crecer contando, tanto los documentos entrantes, como los salientes y cada número debe corresponder a un solo documento, incluso en el caso de respuestas muy próximas al mismo tema o negocio.

A estos elementos se añaden otros accesorios: el número de anexos, la oficina competente, la categoría (o título), el número de sección y, en el caso de las correspondencias, el número progresivo del documento de referencia anterior y el de la respuesta posterior. .

En el caso del registro en papel, se estampan en el documento los cuatro elementos necesarios junto con el sello de la entidad y la firma del titular del protocolo.

El protocolo informático, por su parte, tras haber escaneado el documento, asigna un código con toda la información necesaria y lo adjunta.

Una vez realizadas estas operaciones de registro, los documentos se distribuyen a las oficinas individuales responsables del tema en cuestión.

Titular de la clasificación

El titular de la clasificación es el quinto elemento en el registro del protocolo: no es necesario a efectos administrativos y legales (su falta o disposición incorrecta, no invalida el registro), pero ahora es esencial para cumplir con las obligaciones de archivo.

A través del titular, que es una lista de las "categorías" o "títulos" de una institución; a su vez dividida en "clases" o "secciones", la documentación es ordenada y recompuesta durante el cierre del archivo actual.

Finalización del protocolo

Al final del año, el registro de protocolo debe estar cerrado. Para protocolos electrónicos, el cierre se produce automáticamente. Con el nuevo año natural, la numeración se reinicia desde el día 1.

No está permitido, y podría exponer a los operadores a responsabilidad penal, dejar casillas en blanco para completarlas después del 31 de diciembre, en relación con escrituras o documentos formados o recibidos hasta esa fecha

Protocolo confidencial

El registro protocolario es un acto público. Para todos aquellos documentos que tienen un carácter especialmente confidencial, algunas entidades también han elaborado un registro denominado "protocolo confidencial" que es gestionado directamente por los niveles más altos de la entidad, sin pasar por la Oficina de Protocolo. Por ejemplo, en un municipio solo el alcalde y posiblemente los regidores tienen acceso al protocolo reservado, en una prefectura sólo el prefecto, etc. La accesibilidad está establecida por el reglamento.

Los documentos de carácter personal, como las cartas disciplinarias dirigidas a los empleados, o los que contengan otros datos de carácter sensible, o protegidos por el secreto profesional, suelen quedar registrados en el protocolo confidencial. El protocolo reservado sigue su propia numeración.

Validez legal del protocolo

Cada sujeto debe tener un sólo protocolo (excepto el registro reservado), ya que es el eslabón fundamental por donde pasa su memoria a medida que se va formando.

El documento o expediente registrado va acompañado de códigos de singularidad y huellas dactilares para gozar de validez legal y es exigido por ley en todos los organismos públicos. Es necesario que estén presentes los cuatro elementos necesarios para el registro (progresivo, fecha, remitente o destinatario, registro) y que se cierre y abra con regularidad y precisión al comienzo del nuevo año natural. Si se respetan estas reglas, el protocolo asume la característica de un acto público de fe privilegiado: es decir, puede ser utilizado no sólo para necesidades prácticas o administrativas, sino también en cualquier necesidad probatoria en el ámbito judicial, y tiene validez absoluta ( "autenticidad" como prueba), excepto cuando se prueba explícitamente la falsificación.

La protección que el protocolo asegura ante los tribunales ha hecho que algunos sujetos privados dispongan también de un despacho de protocolo, completamente similar al de los sujetos públicos.

OpenKM cuenta con funcionalidades adecuadas para asegurar el cumplimiento de las necesidades de registro de documentos, de acuerdo a las normas definidas por la AGID. No menos importante; la flexibilidad de OpenKM le permite personalizar y automatizar los procedimientos de protocolo de acuerdo con las necesidades organizativas de las empresas con cualquier nivel complejidad

Las funciones de seguridad de OpenKM: relación entre documentos, automatismos de documentos, gestión de metadatos con campos sensibles al contexto, se adhieren a la lógica de confidencialidad e inmutabilidad de los datos, tal y como exige la ley.

Buscar documentos registrados

Con OpenKM, las operaciones de búsqueda de documentos y archivos se simplifican enormemente al combinar los datos registrados para el protocolo de TI con los obtenidos del análisis del contenido del documento. Gracias a las "alertas" y las "noticias", se completa el panorama para gestionar mejor el capital de información de la empresa.