Qué buscar en un sistema de gestión de documentos

Escrito por Guido Lara, miembro de OpenKM USA  el 27 de noviembre de 2020

Como hemos explicado en entradas de blog anteriores,un sistemade gestión de documentos adecuado vale la pena el tiempo Y  el dinero. Si decide invertir en un sistema de gestión de documentos (DMS),surge un problema completamente nuevo – ¿Qué necesita incluso un sistema de este tipo?

Con eso en mente, queremos darle nuestros mejores consejos sobre qué buscar en un DMS para ayudarle a decidir qué sistema es el mejor para su negocio.                           

Almacenamiento y conectividad en la nube

No hay un DMS adecuado por ahí que no proporcione almacenamiento en la nube para funcionar como su concentrador central para cargar archivos. Sin embargo, donde muchos difieren es en la cantidad de conectividad a este concentrador central. Es esencial considerar cómo, dónde y cuándo puede acceder el DMS.

Algunos sistemas tienen una mezcla de acceso al navegador y una aplicación independiente para darle numerosas maneras de acceder al concentrador central, mientras que otros solo proporcionan uno de los dos. Algunos sistemas tienen limitadores en el lugar donde puede cargar archivos y qué archivos puede cargar. Estas características, o a veces la falta de, son esenciales para tener en cuenta a la hora de decidir qué sistema funcionará para su negocio.

Capacidades de escaneo

Si todavía tiene muchos documentos en formato papel, muchos buenos DMS vienen con software que le permitirá mover todos sus documentos importantes al centro central. Esta función también puede ser  útil si su empresa asiste o organiza muchos eventos en los que se intercambian documentos en papel para garantizar  que la información no se pierda. Al considerar esta característica, es crucial determinar qué tecnología se utiliza para la función de escaneo.

Función de búsqueda y metadatos

El DMS  debe tener una función de búsqueda sólida. Esta función le permitirá encontrar sus documentos mucho más rápido y fácil.

Con esta función, debe prestar mucha atención a la función de metadatos. Una característica de metadatos adecuada debe permitirle crear un identificador de fondo para todo en el concentrador central. Una sólida capacidad de búsqueda, respaldada por una función de metadatos confiable, le permitirá encontrar el documento correcto en el momento adecuado, en todo momento.

Editor/creador de documentos integrado

Una gran  característica  para  buscar    en  un  DMS  es  un  editor/creador de  documentos integrado o  integrado. . Le  permite hacer correcciones y revisiones. OpenKM proporciona dos formas diferentes de editar documentos. Uno de ellos es el potente Live-edit., y el otro es el versátil plugin de Microsoft Office.

Controles de versión de documento

Una característica principal que el DMS debe tener es el control de versiones de documentos. Esto incluiría una lista de quién ha realizado cambios en un documento y qué y cuándo se realizaron estos cambios, lo que le permite tener una visión general completa de cómo ha progresado a lo largo del tiempo.

Esta función produce una lista completa o curada de versiones anteriores del documento para asegurarse de que no pierde información vital en caso de error.

Controles de permisos

Otra característica vital para su DMS es la capacidad de administrar los permisos dentro del sistema. La capacidad de controlar las acciones de los usuarios garantiza que el sistema mantenga la integridad de los datos y garantiza que los archivos no se muevan, se descarguen o se eliminen por accidente.

Soporte de formato universal

En casi todos los negocios, no son solo las hojas de cálculo de Excel y los documentos de Word los que se están produciendo. Los vídeos, los scripts de sitios web, las imágenes,etc., son solo ejemplos de archivos que deben almacenarse, gestionarse y encontrarse cuando sea necesario. Por lo tanto, su DMS debe admitir varios formatos de archivo, por lo que no termina teniendo archivos guardados en lugares separados de nuevo.

OpenKM es una solución de gestión de documentos que permite a las empresas controlar la producción, almacenamiento, gestión y distribución de documentos electrónicos y controlar el flujo de documentos. Nuestro software integra toda la gestión de documentos esencial, la colaboración y la funcionalidad de búsqueda avanzada en una solución fácil deusar. El sistema también incluye herramientas de administración para definir los roles de varios usuarios, el control de acceso, la cuota de usuarios, el nivel de seguridad del documento, los registros detallados de actividad y la configuración de automatización. ¡Solicite una demostración GRATUITA hoy mismo!!