Software de gestión de registros

Sofware de gestión de registros

Escrito por Ana Canteli el 12 de septiembre de 2017

¿Qué es un registro?

El significado del término registro no está carente de una cierta complejidad. El término, al aplicarse en distintos escenarios cobra diferentes significados que aportan ciertos matices.

En general, podemos afirmar que un registro es un conjunto de datos que proporcionan evidencia objetiva sobre las actividades, eventos, resultados obtenidos, o comunicaciones realizadas dentro de la empresa.

Se distinguen dos tipos de registros; registros no electrónicos (por ejemplo un conjunto de datos que hacen referencia a un libro y su ubicación ) y los registros electrónicos ( documentos ).

En ciertos idiomas existe un cierto paralelismo entre el término registro y expediente, como en el caso del idioma español; donde el término “gestión de registros” se emplea muchas veces, como sinónimo de la “gestión de expedientes”.

El concepto clave relacionado con el registro ( record en inglés ) es el de proporcionar una evidencia. Un documento en construcción ( draft en inglés ) no proporciona una evidencia. Un documento de tipo factura es una evidencia y por lo tanto es un registro - record en inglés -.

¿En qué se diferencia un registro de un documento?

Un documento es cualquier objeto creado con el fin de transmitir información. Dicho objeto está formado por dos elementos: el soporte (material, o electrónico) y el contenido (información).

Un registro es un documento - evidencia; muestra fehaciente de los eventos acaecidos dentro de la organización. Los registros permiten a las empresas rendir cuentas y contribuir a la transparencia en la gestión.

Por lo tanto, un documento puede llegar a ser un registro, pero no todos los documentos serán considerados registros. En muchos sistemas de gestión de registros se sigue manteniendo la función de “declarar registro”; que indicaría el momento en que el documento deja de ser propiedad de su autor y pasa a convertirse en un documento corporativo.

El registro como proceso documental

La operación de registro supone la asignación de un número, código o identificador único dentro del sistema, que normalmente va acompañado de una breve información descriptiva, que identifica al documento.

La Norma ISO 15489 estipula que el registro debe reunir como mínimo los siguientes elementos:

• un identificador único, asignado de forma automática

• la fecha y la hora del acto que se registra

• un título o una descripción abreviada del documento o el elemento registrado

• el autor o el emisor y, el receptor del documento registrado

El proceso de registro es necesario cuando se quiere dejar constancia del momento de la captura.

El registro puede tener la connotación de secuencialidad, lo que impediría que se intercalen documentos en la secuencia, que a su vez es evidencia del orden de captura o llegada.

En el sistema de gestión de registros OpenKM, cuando los documentos se incorporan, se produce un proceso de asignación de un identificador – UUID – (Universally Unique Identifier), cuyos sentido y propósito es el mismo que el del registro.

Éste además, cumple las siguientes características:

•  es único

• es válido en cualquier plataforma tecnológica

• perdura a lo largo de toda la vida del documento

• es independiente de su ubicación.

En los países angófonos el uso del concepto “record” ( registro ) , está ampliamente extendido y es de conocimiento común. No así en los países latinos, para los que el concepto registro resulta confuso debido a la diversidad de acepciones del término.

Para nosotros un registro puede ser:

• Registro ( Base de datos ) : se trata de un objeto único de datos estructurado en forma de tabla. Excel es una conocida aplicación que nos permite manipular datos alfanuméricos en forma de tablas, compuestas por celdas – organizadas en filas y columnas -. Si tomamos todos los datos relativos a un cliente (código, nombre, dirección, actividad… ) ese conjuntos de campos que contienen datos que pertenecen a la misma entidad ( cliente ) es un registro.

• Registro (metadato) : La palabra metadato significa literalmente “dato que aporta información sobre otro dato”. Por ejemplo en una biblioteca, el sistema de registros nos dice que el libro “La Odisea” de Homero, se encuentra en el 2º piso, estantería VIII balda D3. Los datos relativos a la ubicación del libro estarían recogidos como registro en la biblioteca.

• Registro ( Expediente ) : es un conjunto de documentos que se producen y reciben en un mismo trámite en la secuencia lógica de resolución del asunto. El expediente en sí, tiene un valor probatorio, por lo que en la gestión de registros en soporte papel se estableció el foliado de expedientes. La idea es que numerando consecutivamente los documentos (foliando el expediente), nadie puede tergiversar la secuencia o incluir un documento a posteriori. La implementación del expediente electrónico puede plasmarse de distintas formas; todas ellas con la intención de que los vínculos entre los documentos no se pierdan y no se puedan incluir documentos posteriormente.

Y por supuesto la acepción de registro como documento probatorio de un hecho o actividad.

¿Quién necesita un sistema de gestión de registros?

La gestión de registros permite a las empresas cumplir con los requerimientos legales, a la vez que mantiene la información necesaria para el correcto funcionamiento de los procesos empresariales. Desde la creación o introducción de un documento o información en el sistema de gestión de contenidos empresariales; hasta la disposición final ( determinar cuánto tiempo ha de permanecer el archivo en la empresa ) - en relación a la documentación corporativa y los registros - evitando así dictámenes negativos en auditorías, multas o cualquier situación análoga.
Realmente no importa en qué sector trabajes; si tienes un departamento de Recursos Humanos por ejemplo, entonces tienes que cumplir con requerimientos en la gestión de registros.

Características de un buen sistema de gestión de registros

Cuando una empresa necesita aplicar y mantener la política de gestión de documentos, necesita un software que le permita ejercer un control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos. OpenKM es una herramienta de software que proporciona soporte para los procesos de :

• flujo de trabajo

• captura y digitalización de documentos

• política de privacidad y seguridad de la información

• control de versiones

• gestión de correos electrónicos

• archivado de documentos 

Y en definitiva todos aquellos aspectos relacionados con el control de documentos en la gestión documental.

Un sistema de gestión de registros debe permitirnos:

1.  Aplicar las políticas y standares: cada organización debe conocer su marco legislativo y normativo. Esta documentación básica, debe estar almacenada en un entorno seguro, y accesible para los usuarios designados.

2.  Asignar responsabilidades y autorizaciones: cada usuario o grupo de usuarios debe saber quién hace qué, cuándo, dónde, y por qué o para quién. El software de gestión documental de OpenKM a través de la funcionalidad Authentication permite definir y distribuir las autorizaciones a los usuarios de registros. Sólo los usuarios con nombre y contraseña pueden acceder al sistema. Después la asignación de roles, definidos en función de las necesidades de la organización – por su rango o status, por su pertenencia a un departamento o área, etc. – permite al responsable de la gestión de registros, administrar las autorizaciones a nivel grupal, para una mejor distribución y ejercicio de las tareas, que los usuarios necesitan desempeñar.

3.  Establecer y promulgar los procedimientos y guías: Una organización debería establecer, documentar, mantener y promulgar políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos que permitan cubrir las necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas. El software de gestión documental de OpenKM permite la creación de esta documentación dentro del sistema o la introducción de la misma a través de procesos de digitalización, si ya existe en formato papel. A través de la funcionalidad Automatización el responsable puede aplicar esos procedimientos, prácticas y políticas en la gestión diaria de registros electrónicos. Por ejemplo, llegada la fecha de disposición, el sistema de gestión de expedientes envía notificaciones a los usuarios afectados por la disposición de registros; todos los documentos que forman parte de los registros tipo X, serán convertidos a PDF, y enviados a un repositorio secundario. El motor workflow incluido en OpenKM, permite el diseño de flujos de trabajo que implementan en formato electrónico, los procedimientos de gestión de registros de la empresa. A través de las herramientas de clasificación del sistema de gestión de registros de OpenKM, como la asignación de palabras clave, categorías, o metadatos; el software ayuda a la empresa a cumplir con todos los requisitos descriptivos enunciados por la norma ISO 15489-1:2001 que es el marco normativo que OpenKM ha seguido para el desarrollo de su sistema de gestión de registros.

4. Proveer servicios relativos a la gestión y uso de registros: el software de gestión de contenido debe permitir a los usuarios crear, recibir, mantener, usar y ejercer la disposición de documentos. El sistema de gestión de registros de OpenKM permite a los usuarios la creación de registros en formato electrónico, o la digitalización de los documentos en formato papel. Para los registros digitalizados, OpenKM ofrece una serie de servicios que contribuyen a la correcta clasificación y gestión de los mismos. A través del OCR zonal ( Reconocimiento Óptico de Caracteres ) o el OMR ( Reconocimiento Óptico de Marcas ) OpenKM puede reconocer el tipo de documento – por ejemplo, a través del código de barras del archivo – o una selección de servicios / productos, marcados por un cliente, en un formulario. El sistema Live Edit de OpenKM permite la edición de cualquier documento dentro del sistema de gestión de registros, sin que la extensión del archivo sea un inconveniente. El sistema Live Edit reconoce el formato del archivo y lo abre en modo edición con la aplicación que le corresponde. Además el sistema Live Edit protege el archivo, de forma que sólo un usuario puede editar el documento a la vez; mientras éste sigue siendo accesible para el resto de usuarios. En el momento en el que el documento ha llegado a su versión final, el documento se puede bloquear. De esta forma ningún usuario podrá crear una nueva versión. Los usuarios que participan en la elaboración de registros pueden mantener el flujo de comunicación a través de las pestañas Notas, Previsualización – donde pueden añadir comentarios mientras se respeta la versión y autoría vigente – el Foro – espacio en el que los usuarios pueden compartir ideas o hacer consultas sobre temas relacionados con el registro – o la Wiki –donde ponen de manifiesto las fuentes o normas que se siguen para la elaboración de la documentación. Además, a través de la funcionalidad Chat los miembros de la empresa pueden mantener conversaciones en tiempo real. En la pestaña Historial, los usuarios tendrán acceso al ciclo de vida de los documentos, pudiendo comparar las distintas versiones entre sí. Además el software de gestión de registros de OpenKM es capaz de destacar las aportaciones de cada autor. Cuando un documento es de especial relevancia para nosotros, o queremos asignar el seguimiento de un registro a un usuario, la funcionalidad Subscripción puede sernos de utilidad. Nos permite recibir notificaciones sobre cada cambio efectuado sobre el registro. Además, la pestaña Activity Log hace posible ejercer una trazabilidad completa sobre los eventos acaecidos sobre el registro; que contribuye al sistema de gestión de la calidad. En este aspecto, la funcionalidad Informes puede sernos de gran utilidad, puesto que nos mostrará información filtrada en base a cualquier aspecto que sea de nuestro interés. Datos que nos servirán para determinar las acciones correctivas que sean necesarias. Por otro lado los Metadatos, nos permiten añadir información a los registros. Ésta información puede extraerse del documento, o adjuntarse al registro desde una base de datos ( que contendría información relativa al registro ). Los metadatos pueden ser utilizados para estipular la disposición de los registros - cuánto tiempo han de permanecer los documentos en el sistema -.

5. Diseñar, implementar y administrar sistemas especializados en la gestión de registros. Cada organización puede estipular el plan de gestión de registros que le permita cumplir con las leyes, normas y standares; a la vez que sirve de apoyo a los procesos de negocio. Esto implica que el sistema de gestión de registros funcione como parte de un todo en la empresa. En este sentido el software de gestión documental de OpenKM, permite la integración con cualquier tercera aplicación. De esta forma OpenKM puede servir de contenedor o alimentar otras aplicaciones que formen parte de la empresa. Gracias a los SDK’S para Java, PHP o .NET, las organizaciones tienen más fácil la integración del gestor de registros en el conjunto de programas que utilizan. Además el sistema de gestión de registros da acceso completo a la suite de OpenKM que incluye extras como los MS-addin para Word, Excel, Access y ahora para MS Visio, Estación de Importación, el cliente de scanner, de firma digital, entre otros.

Hoy en día las administraciones públicas ya no están interesadas exclusivamente en la versión impresa de la documentación. Saben que no pueden centrar su actividad reguladora en los registros en papel.

Además, la proliferación de servicios prestados por terceros, unido al crecimiento de servicios y productos en la nube, ha obligado a los reguladores a ser más exigentes en sus expectativas a la hora de evaluar la adecuación del ejercicio de las empresas; a la legalidad, a las normas y las mejores prácticas del sector.

Los sistemas de gestión de registros tienen que ser capaces de demostrar de forma clara, el origen de la información, mantener la autenticidad e integridad durante toda el ciclo de vida del documento; y al mismo tiempo servir de plataforma para preservar el control sobre registros que son almacenados, gestionados y distribuidos; muchas veces a escala global.

Por lo tanto, es muy importante que las aplicaciones, sistemas y procesos de la empresa sean concebidos, diseñados y puestos a disposición del personal para la adecuada gestión de registros.