Teletrabajo y gestión documental

Teletrabajo y gestión documental

Escrito por Ana Canteli el 20 de marzo de 2020

El teletrabajo es una opción cada vez más extendida en multitud de empresas. Excepto para aquellos empleos u oficios que requieran de esfuerzo físico, labores manuales o presentismo, (sector de la construcción, artesanía u hostelería por citar sólo algunos), trabajar desde casa puede ser una posibilidad al alcance de cualquier empresa. Además, puede ser gestionado de la forma que más beneficie a las partes involucradas: a la empresa y al trabajador. Lo más habitual es que el teletrabajo se combine con el trabajo en la empresa; unos días el empleado realizará la jornada laboral desde su casa, otros el trabajador se desplazará a su lugar de trabajo habitual. Si la experiencia es beneficiosa para ambas partes, se puede optar por el trabajo a distancia como forma de trabajo principal.

Plan de implantación

En todo caso, para que la implantación del teletrabajo sea un éxito, es aconsejable que la organización siga unas determinadas pautas o pasos para beneficiarse de todas sus ventajas y evitar o minimizar los inconvenientes vinculados a esta modalidad.

• Valoración previa: es recomendable crear un equipo de trabajo con el objetivo de identificar y resolver los potenciales problemas que puedan aquejar el hecho de trabajar desde casa. De esta forma podremos visualizar todos factores implicados, desde las necesidades de la empresa, del trabajador; pero también otros actores como personal directivo, mandos intermedios, lo estipulado por la legislación o el convenio colectivo. El estudio previo también dará como resultado el listado de áreas o departamentos involucrados en el proyecto.

• Plan de selección y procedimientos: se trata de definir las condiciones que se tienen que dar para ser un candidato al teletrabajo y en qué términos los contempla la organización. Las posibles necesidades formativas, los recursos de apoyo al teletrabajo en la empresa, así como las necesidades de equipamiento, mantenimiento, seguridad y control, entre otras. Lo ideal sería que implementar el teletrabajo sea una opción para los trabajadores; sin embargo esto no garantiza que cualquier puesto sea adecuado para el trabajo a distancia, ni que el candidato reúna las condiciones necesarias. Algo que afecta directamente no sólo a su empleado, sino también a su mando directo, que debe colaborar en este nuevo planteamiento.

• Diseño del proyecto de teletrabajo: como resultado del estudio de viabilidad, el equipo de teletrabajo sabrá cuáles son las carencias y necesidades detectadas, ya que una vez tenemos seleccionados a los candidatos es necesario formarles, entrenarles y concienciarles sobre las condiciones en las que van a desarrollar su labor profesional. La gestión del tiempo, habilidades comunicativas (tanto oral, como escrita), habilidades técnicas relacionadas con el uso del hardware y software de la empresa, derechos y responsabilidades, prevención de riesgos laborales; son sólo algunos de los conocimientos, destrezas o habilidades con las que deberán contar los empleados que opten por esta opción.

• Evaluación continua: como producto de las fases previas, es recomendable recoger las conclusiones en documentación oficial de la empresa, ya que las técnicas desarrolladas para el teletrabajo pueden ser aplicadas en otros procedimientos, que antes no se tuvieron en cuenta.

Ventajas del teletrabajo

El trabajo a distancia ofrece una serie de beneficios que hacen de él una modalidad de trabajo atractiva tanto para las empresas como para las personas.

Beneficios para la empresa

• Mejora del rendimiento: en muchas ocasiones una forma sencilla de valorar el teletrabajo es en función de la consecución de objetivos. Al no estar presente el empleado en la oficina durante su jornada laboral se vuelve más complicado valorar el desempeño del trabajador, pero estas dudas desaparecen cuando el planteamiento se orienta a la obtención de resultados. El teletrabajo implica una plataforma tecnológica más robusta, que además de ofrecer soluciones al empleado en distintos ámbitos de su trabajo, pueden ser utilizadas también para auditar sus tareas.

• Adquisición y retención de talento: hay que reconocer que no todo el mundo está hecho para trabajar en una oficina de lunes a viernes en horario fijo. El trabajo a distancia brinda a la empresa la oportunidad de contratar los servicios de los mejores profesionales, con independencia de su ubicación geográfica. También puede negociar la flexibilidad de la jornada laboral con dichos candidatos y retener así a los mejores empleados.

• Mejor atención al cliente: al no tener que ceñirnos a una región geográfica concreta, ¿quién dice que no podemos ampliar el horario de atención al cliente? Esto puede redundar en la adquisición de nuevos clientes, a la vez que mantenemos los antiguos con más prestaciones.

• Menor ratio de absentismo y abandono: la posibilidad de trabajar en la oficina o desde casa, hace que sea más fácil para nuestro personal compatibilizar su vida profesional y privada. Dándoles la posibilidad de elegir, éstos podrán armonizar las exigencias propias de su empleo con sus objetivos personales, lo que redunda en una menor incidencia del absentismo e incluso del abandono del puesto de trabajo, por otro empleo que ofrezca mejores condiciones.

• Reducción de costes: Los gastos fijos y variables se ven positivamente impactados por la ausencia de personal en las oficinas, que sin embargo sigue rindiendo para la organización desde sus domicilios.

Beneficios para el trabajador

• Mejora de la productividad: considerando que el teletrabajo suele ser un opción y además voluntaria, trabajar fuera de la oficina hace posible prevenir interrupciones indeseadas, o incluso evitar trabajar en condiciones que pueden no ser las idóneas.

• Libertad geográfica: en caso de que sea necesario u opcional, gracias al teletrabajo el empleado puede elegir el lugar desde el que trabaja, siempre que se asegure de proporcionar las condiciones requeridas por la empresa.

• Mejora de la conciliación familiar: si tenemos una jornada de 8 a 5 y los niños tienen colegio de 9 a 2, es obvio que la conciliación familiar en tales circunstancias es una ilusión que sólo se puede solucionar con la colaboración de terceros. Lo mismo ocurre cuando tenemos familiares dependientes o simplemente gestiones que atender. El teletrabajo nos brinda la posibilidad de compaginar necesidades profesionales con exigencias familiares o privadas.

• Reducción de costes: principalmente relacionados con el desplazamiento, así como el tiempo invertido en ir y volver de la oficina.

El papel de la gestión documental electrónica en el teletrabajo

Difícilmente cualquier trabajador - ya sea autónomo o asalariado - podría plantearse el trabajo a distancia sin la posibilidad de acceder a sus documentos y contenidos cuando los necesite, sin importar el lugar en el que se encuentre.

Los sistemas de gestión documental ofrecen la plataforma tecnológica necesaria para realizar todas las tareas relacionadas con el acceso, gestión y administración de documentos, contenidos empresariales y datos propiedad de la empresa.

OpenKM como sistema de gestión de documentos y registros electrónicos, garantiza que sólo los usuarios con login y contraseña acceden al sistema y además éstos lo harán de acuerdo a su perfil y a la seguridad granular aplicada sobre cada contenido ( carpeta, documento, registro, o correo electrónico -incluidos los adjuntos-). Los contenidos sensibles, pueden ser encriptados y objeto de una seguridad más estricta.

Gracias al OpenKM development tools, la organización podrá completar o extender las utilidades del sistema, por ejemplo creando un portal para clientes o proveedores, donde estos colectivos accederán a funcionalidades seleccionadas del gestor documental,en una interfaz de usuario hecha a medida.

El sistema de gestión documental también permite la definición y agilización de procesos de negocio, a través de diversas funcionalidades como los automatismos, el motor workflow o el OCR zonal. Dichas herramientas garantizan el cumplimiento de tareas, a la vez que se protege el cumplimento normativo y legal.

Uno de los inconvenientes del teletrabajo, puede ser que la comunicación y la coordinación entre el personal se vuelva más difícil, por el hecho de que no todos los trabajadores están en la oficina a la vez. Con OpenKM esta situación se puede atajar utilizando las herramientas de comunicación disponibles en el sistema como el chat online; la posibilidad de añadir notas a los contenidos que estamos trabajando. En Foro, encontramos un espacio de intercambio de opiniones o puntos de vista relacionados con el contenido que compartimos con otros autores. Incluso podemos utilizarlo para hacer preguntas o sugerencias. En Wiki, aprovecharemos para aclarar las fuentes bibliográficas y demás recursos que utilizamos para trabajar. Si un contenido es especialmente relevante para nosotros, podemos suscribirnos a él; de esta forma cada vez que se produzca un cambio sobre el archivo, el sistema nos enviará una notificación. E incluso podemos establecer relaciones entre contenidos alojados en el gestor documental y definir qué tipo de relación les une: bidireccional, padre-hijo, y/o de grupo.

OpenKM también sirve para aplicar el control de versiones. El sistema permite la edición de cualquier contenido; cada versión es guardada en el historial del archivo y si es necesario, se pueden restaurar versiones diferentes a la actual. Por otro lado el buscador del sistema proporciona multitud de herramientas para buscar y encontrar la información que precisamos. Podemos buscar por contenido, gracias a que los extractores de texto son capaces de extraer cualquier palabra contenida en el archivo. Los usuarios podrán buscar por nombre, título, categorías, palabras clave, extensión, autor, rango de fechas, carpeta, tipo de contenido, o incluso por metadatos.

Y para tareas más complejas, que requieran la colaboración de varios usuarios de forma coordinada, como en el caso de proyectos o reuniones online, el gestor de tareas de OpenKM permite organizar este tipo de eventos.

Con OpenKM los inconvenientes del teletrabajo se eliminan o minimizan, aportando todas los beneficios tanto a las empresas como a los trabajadores.